Einen elektronischen Katalog validiert man, indem man die enthaltenen Produktdaten systematisch gegen die Anforderungen des Zielformats und des Empfängers prüft. Dabei werden Pflichtfelder, Feldlängen, logische Regeln und Klassifikationszuordnungen geprüft. Das Ergebnis ist ein strukturierter Report, der Fehler und Lücken aufzeigt, bevor der Katalog ausgeliefert wird. Die folgenden Abschnitte erklären, welche Fehler typisch sind, wie die Validierung technisch funktioniert und wie Sie die Datenqualität dauerhaft sichern.
Welche Fehler treten bei Katalogdaten am häufigsten auf?
Die häufigsten Fehler in elektronischen Katalogen sind fehlende Pflichtfelder, überschrittene Feldlängen, inkonsistente Klassifikationszuordnungen und falsche oder fehlende Preisangaben. Hinzu kommen unvollständige Produktbeschreibungen, fehlende Bildreferenzen und Abweichungen zwischen internen Bezeichnungen und den Anforderungen des Zielformats.
In der Praxis entstehen diese Fehler häufig an den Schnittstellen zwischen verschiedenen Quellsystemen. Technische Daten kommen aus dem PIM-System, Preis- und Logistikdaten aus dem ERP. Wenn beide Quellen zusammengeführt werden, entstehen Lücken dort, wo ein System ein Feld nicht liefert, das das Zielformat als Pflichtfeld erwartet.
Besonders problematisch sind Fehler bei der Klassifikation. Wenn Produkte einer falschen ECLASS- oder ETIM-Klasse zugeordnet werden, stimmen die erwarteten Merkmale nicht mit den gelieferten überein. Marktplätze wie Amazon Business oder Portale wie nexmart lehnen solche Kataloge automatisch ab oder listen die Produkte nicht korrekt.
Weitere typische Fehlerquellen sind:
- Artikelnummern, die nicht dem erwarteten Format entsprechen
- Steuerklassen, die nicht gesetzt oder falsch zugeordnet sind
- Mehrsprachige Felder, die nur in einer Sprache befüllt sind
- Preisangaben ohne zugehörige Währung oder Mengeneinheit
- Bildreferenzen auf nicht erreichbare oder falsch benannte Dateien
Was bedeutet Katalogvalidierung technisch gesehen?
Katalogvalidierung bedeutet technisch, dass eine Katalogdatei automatisch gegen ein definiertes Regelwerk geprüft wird. Dieses Regelwerk enthält Vorgaben des Zielformats, zum Beispiel BMEcat oder GS1-XML, sowie empfängerspezifische Anforderungen wie Pflichtfelder, erlaubte Wertebereiche und maximale Feldlängen. Das Ergebnis ist ein maschinenlesbarer Report mit allen gefundenen Abweichungen.
Technisch unterscheidet man dabei drei Ebenen der Prüfung.
- Ist die Datei syntaktisch korrekt aufgebaut?
- Entspricht sie dem Schema des jeweiligen Standards?
(Diese Prüfung stellt sicher, dass der Empfänger die Datei überhaupt einlesen kann.)
- Entsprechen die Daten inhaltlich den vorgegebenen Wertebereichen, Inhalten und Feldlängen?
Die dritte Ebene ist die inhaltliche Validierung.
Hier wird geprüft, ob die gelieferten Daten die fachlichen Anforderungen erfüllen.
- Sind alle Pflichtfelder befüllt?
- Liegen numerische Werte im erlaubten Bereich?
- Sind Klassifikationsmerkmale vollständig und korrekt zugeordnet?
(Diese Ebene ist anspruchsvoller, weil die Regeln je nach Empfänger unterschiedlich sind.)
Ein wichtiger Aspekt ist die empfängerspezifische Validierung. Verschiedene Kunden, Marktplätze und Portale stellen unterschiedliche Anforderungen an denselben Katalog. Was für einen Kunden optional ist, kann für einen anderen ein Pflichtfeld sein. Eine sinnvolle Validierung prüft daher immer gegen die konkreten Anforderungen des jeweiligen Empfängers, nicht nur gegen den allgemeinen Standard.
Wie läuft eine Katalogvalidierung Schritt für Schritt ab?
Eine Katalogvalidierung läuft in vier Schritten ab: Datenexport aus den Quellsystemen, Mapping auf das Zielformat, automatische Prüfung gegen die Empfängeranforderungen und Auswertung des Fehlerreports. Erst wenn alle Fehler behoben sind, wird der Katalog ausgeliefert.
Im ersten Schritt exportieren Sie die Produktdaten aus Ihren Quellsystemen, typischerweise PIM und ERP, in das Verarbeitungswerkzeug. Dabei werden technische Produktdaten, Preise, Logistikdaten und Mediendaten zusammengeführt.
Im zweiten Schritt erfolgt das Mapping. Die internen Felder Ihrer Quellsysteme werden den Feldern des Zielformats zugeordnet. Zum Beispiel wird Ihr internes Feld „VK Text 1“ auf das BMEcat-Feld DESC_LONG gemappt, Ihre Artikelnummer auf SUPPLIER_PID. Hier legen Sie auch fest, welche Klassifikation ausgegeben wird, etwa ECLASS oder ETIM.
Im dritten Schritt prüft das System den erzeugten Katalog automatisch gegen die Anforderungen des Empfängers. Das Ergebnis ist ein detaillierter Report, der alle Unregelmäßigkeiten auflistet: fehlende Pflichtfelder, überschrittene Feldlängen, ungültige Werte oder fehlende Klassifikationsmerkmale.
Im vierten Schritt werten Sie den Report aus und beheben die identifizierten Fehler. Dabei unterscheiden Sie zwischen Mapping-Fehlern, die Sie in der Konfiguration korrigieren, und Datenqualitätsproblemen, die Sie in den Quellsystemen beheben müssen. Nach der Korrektur durchläuft der Katalog erneut die Validierung, bis keine kritischen Fehler mehr vorliegen.
Welche Werkzeuge eignen sich zur Katalogvalidierung?
Zur Katalogvalidierung eignen sich spezialisierte Kataloggenerierungswerkzeuge, die eine integrierte Validierungsfunktion mitbringen. Diese Werkzeuge prüfen den erzeugten Katalog automatisch gegen empfängerspezifische Anforderungen und erstellen einen strukturierten Fehlerreport. Reine Format-Validatoren auf Basis von XML-Schemata reichen für eine vollständige inhaltliche Prüfung nicht aus.
Ein wichtiges Kriterium bei der Werkzeugauswahl ist die Fähigkeit zur empfängerspezifischen Validierung. Da verschiedene Kunden und Marktplätze unterschiedliche Anforderungen stellen, muss das Werkzeug diese Unterschiede abbilden können. Ein Werkzeug, das nur gegen den allgemeinen BMEcat-Standard prüft, erkennt nicht, dass ein bestimmter Kunde zusätzliche Pflichtfelder erwartet.
Weitere relevante Funktionen sind:
- Automatische Benachrichtigung per E-Mail bei Validierungsfehlern, auch bei zeitgesteuerten Prozessen
- Detaillierte Fehlerreports, die zwischen Mapping-Fehlern und Datenqualitätsproblemen unterscheiden
- Unterstützung aller gängigen Formate wie BMEcat, GS1-XML, Datanorm und Excel
- Integration von Klassifikationsstandards wie ECLASS, ETIM und Proficl@ss in die Prüfung
- Wiederverwendbare Mapping-Konfigurationen, die einmal erstellt und dauerhaft genutzt werden können
Für Unternehmen, die Lieferantenkataloge in ihre eigenen Systeme übernehmen, ist zusätzlich ein Onboarding-Werkzeug relevant. Dieses prüft eingehende Kataloge auf Korrektheit, bevor die Daten in PIM oder ERP übernommen werden, und schützt so die interne Datenqualität vor fehlerhaften Lieferantenlieferungen.
Wann sollte eine Katalogvalidierung durchgeführt werden?
Eine Katalogvalidierung sollte bei jeder Katalogerzeugung durchgeführt werden, nicht nur vor der Erstauslieferung. Da Marktplätze und Kunden heute tägliche oder wöchentliche Aktualisierungen erwarten, muss die Validierung fester Bestandteil des automatisierten Erzeugungsprozesses sein.
Früher wurden Kataloge ein- bis zweimal pro Jahr oder als gedruckter Katalog alle zwei Jahre aktualisiert. Heute erwarten viele Empfänger tägliche Datenlieferungen. Das bedeutet, dass eine manuelle Validierung vor jeder Auslieferung nicht mehr praktikabel ist. Die Validierung muss automatisiert ablaufen und Sie nur dann aktiv informieren, wenn Fehler auftreten.
Konkrete Zeitpunkte, zu denen eine Validierung besonders wichtig ist:
- Bei der Ersteinrichtung eines neuen Katalogs oder einer neuen Ausleitung
- Nach Änderungen am Mapping oder an der Konfiguration
- Nach größeren Datenaktualisierungen in PIM oder ERP
- Bei der Anbindung eines neuen Empfängers oder Marktplatzes
- Nach Versionswechseln bei Klassifikationsstandards, zum Beispiel bei einer neuen ECLASS-Version
- Regelmäßig als Teil eines automatisierten täglichen oder wöchentlichen Prozesses
Besonders bei der Anbindung an Marktplätze mit strengen Datenqualitätsanforderungen ist eine vollständige Validierung vor der ersten Auslieferung unverzichtbar. Fehlerhafte Erstlieferungen führen zu Ablehnungen, die Zeit und Aufwand kosten.
Wie verbessert man die Datenqualität dauerhaft nach der Validierung?
Dauerhafte Datenqualität erreichen Sie, indem Sie Validierungsergebnisse systematisch auswerten und die identifizierten Fehlerquellen in den Quellsystemen beheben, nicht nur im Katalog selbst. Validierung zeigt Symptome; die Ursachen liegen in Datenprozessen, Mapping-Konfigurationen und der Datenpflege in PIM und ERP.
Der erste Schritt nach einer Validierung ist die Unterscheidung zwischen zwei Fehlertypen. Mapping-Fehler entstehen in der Konfiguration des Kataloggenerierungswerkzeugs und lassen sich dort direkt beheben. Datenqualitätsfehler entstehen in den Quellsystemen und müssen dort korrigiert werden, sonst tauchen sie bei der nächsten Auslieferung erneut auf.
Für eine dauerhafte Verbesserung empfehlen sich folgende Maßnahmen:
- Aufbau eines Glossars, welches definiert, welches Attribut welche Bedeutung hat und wie es zu befüllen ist
- Definition von Pflichtfeldern und Qualitätsregeln direkt im PIM-System, damit Fehler bereits bei der Dateneingabe erkannt werden
- Regelmäßige Auswertung der Validierungsreports, um wiederkehrende Fehlerquellen zu identifizieren
- Klare Zuständigkeiten für die Datenpflege und ausreichende Schulung der verantwortlichen Mitarbeiter
- Priorisierung der Ausleitungen nach Wichtigkeit, damit die Datenqualität dort zuerst gesichert wird, wo sie den größten Einfluss hat
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Aktualität der verwendeten Klassifikationsstandards. ECLASS wird regelmäßig aktualisiert, ETIM ebenfalls. Wenn Ihre Produktdaten auf einer veralteten Version klassifiziert sind, entstehen bei der Auslieferung an Empfänger, die eine neuere Version erwarten, automatisch Fehler. Die Pflege der Klassifikationszuordnungen ist daher ein kontinuierlicher Prozess, kein einmaliges Projekt.
Wie Semaino bei der Katalogvalidierung unterstützt
Wir begleiten Unternehmen bei der gesamten Prozesskette der elektronischen Katalogerzeugung, von der Datenanalyse bis zur automatisierten Auslieferung. Dabei steht die Validierung nicht als isolierter Schritt, sondern als integrierter Bestandteil eines durchgängigen Prozesses im Mittelpunkt.
Mit dem ecatDesigner bieten wir ein Werkzeug, das die Validierung direkt in den Erzeugungsprozess einbettet. Der ecatDesigner prüft jeden erzeugten Katalog automatisch gegen die spezifischen Anforderungen des jeweiligen Empfängers und erstellt einen ausführlichen Report über alle gefundenen Unregelmäßigkeiten. So erkennen Sie Mapping-Fehler und Schwachstellen in Ihren Datenquellen, bevor der Katalog ausgeliefert wird.
Konkret unterstützen wir Sie mit:
- Empfängerspezifischer Validierung für alle gängigen Formate wie BMEcat, GS1-XML und Datanorm sowie Klassifikationen wie ECLASS, ETIM und Proficl@ss
- Automatisierten E-Mail-Benachrichtigungen bei Validierungsfehlern, auch in zeitgesteuerten Prozessen
- Workshops zur Datenanalyse und Datenqualität, in denen wir gemeinsam mit Ihnen Fehlerquellen in Ihren Quellsystemen identifizieren
- Beratung bei der Definition von Qualitätsregeln und Pflichtfeldern für Ihre internen Datenprozesse
- Aktiver Mitarbeit in Standardisierungsgremien, sodass unsere Lösungen immer den aktuellen Anforderungen der Formate und Klassifikationen entsprechen
Wenn Sie wissen möchten, wie eine strukturierte Katalogvalidierung in Ihrem konkreten Umfeld aussehen kann, stehen wir Ihnen gerne für ein Beratungsgespräch zur Verfügung.