Ein elektronischer Katalog ist eine digitale, maschinenlesbare Datei, die strukturierte Produktdaten wie Artikelnummern, Beschreibungen, Preise und technische Merkmale in einem standardisierten Format enthält. Im Gegensatz zum gedruckten Katalog lässt sich ein elektronischer Katalog direkt in E-Procurement-Systeme, Webshops oder Marktplätze einlesen und verarbeiten. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Fragen rund um Formate, Austauschprozesse, Datenqualität und den richtigen Zeitpunkt für die Umstellung.
Wie unterscheidet sich ein elektronischer Katalog vom gedruckten Katalog?
Ein elektronischer Katalog unterscheidet sich vom gedruckten Katalog vor allem durch seine maschinelle Verarbeitbarkeit. Während ein gedruckter Katalog für den menschlichen Leser gestaltet ist, richtet sich der elektronische Katalog an Softwaresysteme, kwelche Produktdaten automatisch importieren, vergleichen und weiterverarbeiten. Das ermöglicht eine direkte Integration in Einkaufsprozesse ohne manuelle Dateneingabe.
Gedruckte Kataloge erschienen früher typischerweise alle ein bis zwei Jahre und waren nach dem Druck unveränderlich. Preisänderungen, neue Artikel oder aktualisierte technische Daten konnten erst in der nächsten Ausgabe berücksichtigt werden. Elektronische Kataloge hingegen lassen sich jederzeit aktualisieren. Viele Marktplätze und Handelsplattformen erwarten heute sogar eine tägliche Aktualisierung der Produktdaten.
Ein weiterer wesentlicher Unterschied liegt in der Struktur. Gedruckte Kataloge folgen einer redaktionellen Logik, die auf visuelle Darstellung ausgelegt ist. Elektronische Kataloge folgen einem technischen Schema, das exakt definiert, welches Feld welchen Inhalt in welchem Format enthält. Diese Struktur macht es möglich, Produktdaten aus verschiedenen Quellsystemen wie PIM oder ERP automatisiert zusammenzuführen und in ein standardisiertes Ausgabeformat zu überführen.
Für B2B-Handelsunternehmen bedeutet das: Wer heute Kunden über E-Procurement-Systeme oder digitale Marktplätze beliefern möchte, kommt am elektronischen Katalog nicht vorbei. Der gedruckte Katalog bleibt allenfalls ein ergänzendes Kommunikationsmittel, nicht aber die Grundlage für automatisierte Bestellprozesse.
Welche Formate werden für elektronische Kataloge verwendet?
Die gebräuchlichsten Formate für elektronische Kataloge im B2B-Bereich sind BMEcat, GS1-XML, DATANORM und FAB-DIS. Welches Format zum Einsatz kommt, hängt von der Branche, dem Zielmarkt und den Anforderungen der Handelspartner ab. Zusätzlich zu diesen Übertragungsformaten kommen Klassifikationsstandards wie ECLASS, ETIM oder, seltener, Proficl@ss zum Einsatz, die die inhaltliche Beschreibung der Produkte strukturieren.
Übertragungsformate
BMEcat ist das meistgenutzte XML-basierte Austauschformat für elektronische Produktkataloge im deutschsprachigen B2B-Bereich. Es wurde vom Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) e.V. initiiert und deckt den gesamten Beschaffungsvorgang ab, von Artikelnummern und Produktbeschreibungen über Preise und Lieferbedingungen bis hin zu Bildreferenzen. Die aktuell gültige Version ist BMEcat 2005.2.
GS1-XML ist der internationale Standard für den Produktdatenaustausch, der vor allem im Konsumgüterhandel, in der Lebensmittelbranche und im Einzelhandel eingesetzt wird. Er enthält neben Produktbeschreibungen auch GTIN-Identifikatoren, Logistikdaten und zunehmend Nachhaltigkeitsinformationen.
DATANORM ist ein älteres, aber weiterhin weit verbreitetes Format im Sanitär-, Heizungs-, Klima- und Elektrobereich. Es ist deutlich einfacher strukturiert als BMEcat und wird in vielen Handwerkssoftware-Systemen direkt unterstützt.
FAB-DIS ist der führende Standard in Frankreich für die Baubranche und Gebäudetechnik.
Klassifikationsstandards
Klassifikationsstandards sind keine Übertragungsformate, sondern Beschreibungssprachen für Produkte. Sie teilen Produkte in Klassen ein und definieren einheitliche Merkmale für jede Klasse.
ECLASS ist der einzige weltweit verbreitete Datenstandard für Waren und Dienstleistungen, der ISO/IEC-normkonform ist.
ETIM ist ein international anerkannter Standard, der ursprünglich aus dem Elektrogroßhandel entstanden ist. Die aktuelle Version umfasst 5.640 Klassen und 17.377 Merkmale.
Proficl@ss ist ein weiterer Klassifikationsstandard, der im technischen Handel eingesetzt wird.
Wichtig zu verstehen:
BMEcat beschreibt die Struktur des Katalogs, nicht den Inhalt der Produktbeschreibungen.
Für die inhaltliche Klassifikation werden Standards wie ECLASS oder ETIM in den BMEcat-Katalog eingebettet.
Wie funktioniert der Austausch elektronischer Katalogdaten im B2B?
Der Austausch elektronischer Katalogdaten im B2B funktioniert über einen strukturierten Prozess: Produktdaten aus internen Quellsystemen wie PIM und ERP werden per Mapping auf die Felder eines Zielformats wie BMEcat oder GS1-XML abgebildet, anschließend als Katalogdatei erzeugt und an den Empfänger übertragen. Der Empfänger importiert die Datei direkt in sein E-Procurement-System oder seinen Webshop.
Der Datenfluss lässt sich in vier Schritte gliedern.
- Im ersten Schritt exportieren PIM- und ERP-Systeme ihre Daten per API oder Dateiexport in ein Katalogwerkzeug.
- Im zweiten Schritt ordnet das Werkzeug die internen Felder per Mapping den Feldern des Zielformats zu. Dabei können mehrere Quellen auf ein Zielfeld kombiniert werden, zum Beispiel zwei Textfelder aus dem PIM auf das Beschreibungsfeld im BMEcat.
- Im dritten Schritt wird die fertige Katalogdatei erzeugt und gegen die spezifischen Anforderungen des Empfängers geprüft.
- Im vierten Schritt erfolgt die Übertragung per FTP, E-Mail oder über Datenportale wie nexmart oder GDSN-Datenpools.
Ein typisches Beispiel aus der Praxis ist die Kombination von SAP-Daten und PIM-Daten: SAP liefert kundenspezifische Preise, die auf BMEcat-Preisfelder gemappt werden. Das PIM-System liefert Produktbeschreibungen und technische Merkmale, die auf ECLASS oder ETIM gemappt werden. Das Ergebnis ist ein vollständiger elektronischer Katalog mit Preisen und technischer Klassifikation in einem einzigen Ausgabedokument.
Einmal erstellte Mappings lassen sich für verschiedene Kataloge und Empfänger wiederverwenden. Das reduziert den Aufwand bei der Erstellung weiterer Ausleitungen erheblich und macht den Prozess skalierbar.
Welche Datenqualitätsanforderungen gelten für elektronische Kataloge?
Elektronische Kataloge stellen konkrete Anforderungen an die Vollständigkeit, Korrektheit und Struktur der Produktdaten. Pflichtfelder müssen befüllt sein, Feldlängen müssen eingehalten werden, und Klassifikationsmerkmale müssen den Vorgaben des jeweiligen Standards entsprechen. Wer diese Anforderungen nicht erfüllt, riskiert, dass sein Katalog vom Empfänger abgelehnt wird.
Unterschiedliche Empfänger stellen unterschiedliche Anforderungen.
Ein E-Procurement-System eines Großkunden kann andere Pflichtfelder definieren als ein Marktplatz wie Amazon Business oder ein Datenpool wie Atrify.
Marktplätze sind dabei besonders streng: Wer die geforderten Attribute nicht vollständig und korrekt liefert, wird für diesen Kanal nicht freigeschaltet.
In der Praxis zeigt sich häufig, dass Produktdaten erst bei der Katalogerstellung als unvollständig oder fehlerhaft erkannt werden.
Fehlende technische Merkmale, inkonsistente Einheiten, zu lange Beschreibungstexte, falsche Datenhaltung oder nicht klassifizierte Artikel sind typische Probleme.
Ein strukturierter Qualitätsprüfprozess vor der Katalogausleitung hilft, diese Schwachstellen systematisch zu identifizieren und zu beheben.
Für eine nachhaltig hohe Datenqualität sind drei Voraussetzungen relevant:
- ein Glossar, das definiert, welches Attribut welche Bedeutung hat und wie es zu befüllen ist.
- klare Prozessverantwortlichkeiten, die festlegen, wer für die Pflege welcher Daten zuständig ist und
- eine technische Prüfung der Ausgabe gegen die Anforderungen des jeweiligen Empfängers, bevor der Katalog übertragen wird.
Wann sollte ein Unternehmen auf elektronische Kataloge umstellen?
Ein Unternehmen sollte auf elektronische Kataloge umstellen, sobald es Produktdaten regelmäßig an Handelspartner, Marktplätze oder E-Procurement-Systeme liefern muss. Das ist spätestens dann der Fall, wenn Kunden strukturierte Datenlieferungen in einem definierten Format fordern oder wenn neue Vertriebskanäle wie B2B-Marktplätze erschlossen werden sollen.
Konkrete Signale, die auf einen dringenden Handlungsbedarf hinweisen, sind unter anderem:
- Kunden fordern Katalogdaten in Formaten wie BMEcat oder DATANORM an, die bisher nicht geliefert werden können
- Produktdaten werden manuell per Excel gepflegt und an Partner weitergegeben, was zu Fehlern und Verzögerungen führt
- Neue Marktplätze oder Plattformen werden erschlossen, die strukturierte Produktdaten mit Klassifikation voraussetzen
- Die Anzahl der Handelspartner wächst, und jeder Partner stellt individuelle Anforderungen an Format und Struktur
- Preisänderungen oder Sortimentsaktualisierungen können nicht zeitnah an alle Empfänger kommuniziert werden
Der einmalige Aufwand für die Einrichtung eines elektronischen Katalogprozesses ist nicht zu unterschätzen.
Die Strukturdefinition ist der größte Aufwandsblock, gefolgt vom Mapping der internen Felder auf die Zielformate. Die eigentliche Konfiguration des Ausgabeprozesses ist vergleichsweise gering.
Ist dieser Aufwand einmal geleistet, läuft die tägliche Katalogerstellung als Routine ab: Daten werden importiert, Kataloge werden automatisch erzeugt und übertragen.
Unternehmen, die heute noch ausschließlich auf gedruckte Kataloge oder manuelle Datenlieferungen setzen, verlieren gegenüber Wettbewerbern, die bereits automatisierte Katalogprozesse betreiben. Die Fähigkeit, Produktdaten schnell, vollständig und in den richtigen Formaten zu liefern, wird zunehmend zu einem relevanten Wettbewerbsfaktor im B2B-Handel.
Wie wir, Semaino, Ihnen bei elektronischen Katalogen helfen können
Wir begleiten Unternehmen bei allen Schritten rund um die Erstellung und den Betrieb elektronischer Kataloge, von der ersten Datenanalyse bis zur automatisierten Auslieferung an Handelspartner und Marktplätze. Unser Werkzeug ecatDesigner bildet dabei die technische Grundlage: Es verbindet PIM- und ERP-Systeme per Schnittstelle, ermöglicht das Mapping auf alle gängigen Formate und Klassifikationen per Drag-and-Drop und automatisiert die Katalogerzeugung und -übertragung.
Konkret unterstützen wir Sie bei folgenden Aufgaben:
- Anbindung Ihrer Datenquellen wie SAP, PIM oder Excel an den ecatDesigner
- Durchführung von Mappings auf Standards wie BMEcat, ECLASS, ETIM und Proficl@ss
- Anpassung von Katalogen an die spezifischen Anforderungen einzelner Kunden oder Marktplätze inklusive Abstimmung und Tests
- Unterstützung bei Versionswechseln, zum Beispiel von ECLASS 9 auf ECLASS 10
- Analyse und Verbesserung Ihrer Datenqualität als Grundlage für erfolgreiche Katalogausleitungen
- Vollständige Übernahme der Katalogerstellung für Unternehmen, die das intern nicht abbilden können oder möchten
- Unterstützung bei Prozessen wie:
- Datenpflege
- Datenaufbereitung
- Datenverarbeitung und -transformation
- Consulting für Prozessentwicklung und -anpassung
Wenn Sie wissen möchten, wie ein strukturierter Katalogprozess für Ihr Unternehmen aussehen kann, stehen wir Ihnen gerne für ein Beratungsgespräch zur Verfügung.