Beim Lieferanten-Onboarding sind vor allem drei Formate relevant: BMEcat, Datanorm und Excel-basierte Formate. Welches Format tatsächlich zum Einsatz kommt, hängt von der Branche, dem Lieferanten und den Anforderungen des empfangenden Systems ab. Daneben spielen Klassifikationsstandards wie ECLASS und ETIM eine wichtige Rolle, weil sie die inhaltliche Struktur der Produktdaten definieren. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Fragen rund um Formate, Standards und typische Hürden beim Onboarding von Lieferantendaten.
Welche Formate unterstützen den automatisierten Datenaustausch?
Für den automatisierten Datenaustausch im B2B-Umfeld sind BMEcat, Datanorm und strukturierte Excel- oder CSV-Formate die am häufigsten eingesetzten Übertragungsformate. BMEcat und Datanorm sind standardisierte Formate mit definierter Struktur, die sich direkt maschinell verarbeiten lassen. Excel-Formate sind weniger standardisiert, aber in der Praxis weit verbreitet und lassen sich mit geeignetem Mapping ebenfalls automatisiert verarbeiten.
Der Vorteil standardisierter Formate liegt in ihrer Vorhersehbarkeit: Wenn ein Lieferant eine valide BMEcat-Datei liefert, kann das empfangende System die Struktur erwarten und direkt verarbeiten, ohne manuelle Vorarbeit. Voraussetzung ist, dass das Onboarding-System das jeweilige Format unterstützt und die Felder des Lieferanten auf die internen Strukturen abbilden kann.
Für Marktplätze wie Amazon Business gelten eigene, plattformspezifische Formate und Attributanforderungen, die sich von den klassischen Katalogformaten unterscheiden. Wer mehrere Vertriebskanäle bedient, muss also nicht nur ein Format beherrschen, sondern in der Lage sein, Lieferantendaten flexibel in verschiedene Zielformate zu überführen.
Was ist der Unterschied zwischen BMEcat und Datanorm?
BMEcat ist ein XML-basierter Standard für den branchenübergreifenden elektronischen Produktkatalogaustausch, der besonders im Maschinen-, Elektro- und Industriebereich verbreitet ist. Datanorm ist ein älteres, zeilenbasiertes Format, das speziell für den deutschen Sanitär-, Heizungs- und Elektrogroßhandel entwickelt wurde. Der wesentliche Unterschied liegt in der Struktur, der Branchenausrichtung und dem Umfang der abbildbaren Produktinformationen.
BMEcat: XML-Struktur für komplexe Produktdaten
BMEcat unterstützt eine hierarchische Produktstruktur mit umfangreichen Attributen, Klassifikationsreferenzen und Mediendaten. Es eignet sich gut für Produktkataloge mit vielen technischen Merkmalen und ist auf die Integration mit ECLASS oder ETIM ausgelegt. Aktuelle Versionen wie BMEcat 2005 ermöglichen die Übergabe klassifizierter Merkmalsdaten direkt im Katalog.
Datanorm: Kompaktes Format für den Fachhandel
Datanorm ist deutlich schlanker und auf die spezifischen Anforderungen des deutschen Fachhandels zugeschnitten. Es enthält Artikelstammdaten, Preise und Rabattgruppen in einem festen Zeilenformat. Die Struktur ist weniger flexibel als BMEcat, aber für viele Lieferanten im SHK- und Elektrobereich nach wie vor das bevorzugte Austauschformat. Wer Lieferanten aus diesen Branchen onboarden möchte, muss Datanorm zuverlässig verarbeiten können.
Welche Klassifikationsstandards müssen Lieferanten beim Onboarding erfüllen?
Welche Klassifikationsstandards beim Lieferanten-Onboarding relevant sind, hängt von der Branche und den Anforderungen des Händlers ab. Im technischen Großhandel und in der Industrie sind ECLASS und ETIM die wichtigsten Standards. Proficl@ss spielt heute kaum noch eine eigenständige Rolle, da seine Inhalte weitgehend in ETIM aufgegangen sind.
ECLASS ist ein branchenübergreifender Standard zur Klassifikation und Beschreibung von Produkten und Dienstleistungen. Er definiert Produktklassen und die zugehörigen Merkmale, die ein Produkt beschreiben sollen. Lieferanten, die ECLASS-konforme Daten liefern, ermöglichen dem Händler eine strukturierte Übernahme und eine einheitliche Produktdarstellung im eigenen System.
ETIM ist speziell auf elektrotechnische Produkte ausgerichtet und im Elektrogroßhandel weit verbreitet. Er definiert Produktklassen mit standardisierten Merkmalen und Wertelisten, was die Vergleichbarkeit von Produkten verschiedener Hersteller erheblich verbessert.
In der Praxis liefern Lieferanten ihre Daten häufig in unterschiedlichen Versionen dieser Standards. Ein Lieferant sendet ECLASS 9, ein anderer bereits ECLASS 10. Das Onboarding-System muss in der Lage sein, diese Versionsunterschiede zu erkennen und die Daten korrekt zu mappen, ohne dass manueller Eingriff nötig wird.
Warum scheitert das Lieferanten-Onboarding trotz vorhandener Daten?
Das Lieferanten-Onboarding scheitert häufig nicht am fehlenden Datenmaterial, sondern an der Qualität und Struktur der gelieferten Daten. Produktdaten sind unvollständig, Pflichtfelder fehlen, Klassifikationen stimmen nicht mit den internen Anforderungen überein, oder Lieferanten verwenden eigene Terminologie, die nicht auf die internen Systemstrukturen passt. Diese Probleme werden oft erst im Onboarding-Prozess sichtbar.
Ein weiteres häufiges Problem ist die Inkonsistenz zwischen verschiedenen Lieferanten: Jeder liefert seine Daten in einem leicht anderen Format, mit anderen Feldbezeichnungen und unterschiedlicher Granularität. Was bei einem Lieferanten als „Artikelnummer“ bezeichnet wird, heißt beim nächsten „Bestellnummer“ oder „EAN“. Ohne ein systematisches Mapping-Verfahren führt das zu Fehlern bei der Übernahme.
Hinzu kommt, dass Lieferanten oft nicht wissen, welche Felder für das empfangende System tatsächlich Pflicht sind. Rückmeldungen erfolgen dann manuell per E-Mail, was den Prozess verlangsamt und fehleranfällig macht. Ein strukturierter Onboarding-Workflow mit automatischer Qualitätsprüfung und direktem Feedback an den Lieferanten löst dieses Problem systematisch: Der Lieferant lädt seine Daten hoch, das System prüft sie gegen definierte Anforderungen und meldet Abweichungen automatisch zurück, bevor die Daten in interne Systeme übernommen werden.
Wie lässt sich das Onboarding mehrerer Lieferanten skalieren?
Das Onboarding mehrerer Lieferanten lässt sich skalieren, indem der Prozess als wiederkehrender, weitgehend automatisierter Workflow abgebildet wird. Statt jeden Lieferanten manuell zu betreuen, definiert man einmalig die Mapping-Regeln und Qualitätskriterien für jeden Lieferanten und lässt den Prozess danach automatisch ablaufen.
Der Schlüssel zur Skalierung liegt in der Wiederverwendbarkeit von Mappings und Regeln. Wenn ein Lieferant regelmäßig aktualisierte Kataloge liefert, muss das Mapping nur einmal erstellt werden. Bei der nächsten Lieferung läuft der gesamte Prozess automatisch ab: Daten werden importiert, geprüft, gemappt und bei Bedarf zur Freigabe vorgelegt.
Eine integrierte Regel-Engine ermöglicht es zusätzlich, differenzierte Übernahmeregeln zu definieren. Zum Beispiel lässt sich festlegen, welche Produktarten übernommen werden sollen oder dass intern bereits geänderte Felder nicht durch neue Lieferantendaten überschrieben werden dürfen. So bleibt die Datenhoheit beim Händler, auch wenn viele Lieferanten gleichzeitig Daten liefern.
An kritischen Stellen des Workflows lassen sich Freigabemechanismen einbauen, sodass ein Sachbearbeiter bei Bedarf die abschließende Entscheidung über die Datenübernahme trifft. Das gibt Sicherheit, ohne den Automatisierungsgrad zu senken.
Wann sollte ein Unternehmen externe Unterstützung beim Onboarding einsetzen?
Externe Unterstützung beim Lieferanten-Onboarding ist dann sinnvoll, wenn intern das fachliche Know-how für Datenformate und Klassifikationsstandards fehlt, wenn der Aufwand für das Mapping vieler Lieferanten die eigenen Kapazitäten übersteigt oder wenn ein Versionswechsel bei Standards wie ECLASS oder ETIM ansteht und die internen Ressourcen dafür nicht ausreichen.
Besonders bei der erstmaligen Einrichtung eines Onboarding-Prozesses ist externe Begleitung nützlich. Die Analyse der eingehenden Datenstrukturen, die Definition der Mapping-Regeln und die Abstimmung mit Lieferanten erfordern Erfahrung mit den gängigen Formaten und Standards. Wer diesen Aufbau einmal sauber durchführt, profitiert langfristig von einem stabilen, skalierbaren Prozess.
Auch bei spezifischen Aufgaben wie der Produktklassifizierung, der Anpassung von Katalogen an Marktplatzanforderungen oder der Begleitung von Versionswechseln ist externe Unterstützung eine pragmatische Option. Statt dauerhaft eigene Kapazitäten aufzubauen, können einzelne Aufgaben gezielt ausgelagert werden, während das interne Team die Prozesshoheit behält.
Wie semaino das Lieferanten-Onboarding strukturiert umsetzt
Wir begleiten Unternehmen beim Lieferanten-Onboarding von der ersten Datenstrukturanalyse bis zur laufenden Prozessüberwachung. Mit dem Onboarding-Tool der damexSuite bilden wir den gesamten Prozess als automatisierten Workflow ab, der sich flexibel an unterschiedliche Lieferantenformate und interne Systemanforderungen anpasst.
- Unterstützung der Importformate BMEcat, Datanorm und Excel, mit individuellen Lösungen für spezifische Lieferantenkataloge
- Mapping per Drag-and-Drop auf interne PIM- oder ERP-Strukturen, einmalig konfiguriert und dauerhaft wiederverwendbar
- Automatische Qualitätsprüfung mit direktem Feedback an den Lieferanten vor der Datenübernahme
- Integrierte Regel-Engine für differenzierte Übernahmeregeln und Freigabemechanismen
- Mappings auf Standards wie ECLASS und ETIM, inklusive Unterstützung bei Versionswechseln
- Vollständige Übernahme des Onboarding-Betriebs als Dienstleistung, wenn interne Kapazitäten fehlen
Wenn Sie wissen möchten, wie sich Ihr Lieferanten-Onboarding strukturiert und skalierbar aufsetzen lässt, sprechen Sie uns an.
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