Nein, Sie müssen nicht alle Lieferantendaten in Ihr PIM übernehmen. Eine selektive Übernahme ist nicht nur möglich, sondern aus Sicht des Stammdatenmanagements ausdrücklich empfehlenswert. Welche Daten tatsächlich ins PIM gehören, hängt davon ab, welche Ausgabekanäle Sie bedienen, welche internen Prozesse die Daten steuern und welche Qualitätsanforderungen Ihre Kunden und Marktplätze stellen. Dieser Artikel beantwortet die wichtigsten Folgefragen rund um Lieferantendaten, PIM-Übernahme und strukturierte Datenselektion.
Welche Lieferantendaten gehören wirklich ins PIM?
Ins PIM gehören nur jene Lieferantendaten, die Sie aktiv für die Produktkommunikation, den Vertrieb oder die Ausgabe an Kunden und Marktplätze benötigen. Das sind in der Regel Artikelstammdaten wie Bezeichnungen, technische Merkmale, Klassifikationszuordnungen und Mediendaten. Logistik- oder buchhalterische Rohdaten des Lieferanten haben im PIM dagegen nichts verloren.
Eine hilfreiche Orientierung bietet die Frage: Welche Daten benötigt mein Ausgabekanal? Wer Produkte über einen Webshop, ein E-Procurement-System oder einen B2B-Marktplatz wie Amazon Business vertreibt, braucht vollständige, strukturierte und klassifizierte Produktinformationen. Wer Kataloge z. B. im Format BMEcat ausleitet, benötigt die dafür vorgeschriebenen Pflichtfelder. Alles, was über diese Anforderungen hinausgeht und keinen Mehrwert für die Ausgabe erzeugt, belastet das PIM unnötig.
Konkret lassen sich Lieferantendaten in drei Kategorien einteilen:
- Notwendige Stammdaten: Artikelnummer, Bezeichnung, technische Merkmale, Klassifikation (z. B. ECLASS oder ETIM), Mediendaten
- Optionale Ergänzungsdaten: Marketingtexte, Zubehörinformationen, Variantendaten, die je nach Kanal relevant sein können
- Nicht relevante Rohdaten: Interne Lieferantencodes, buchhalterische Felder, lieferantenspezifische Strukturinformationen ohne Ausgaberelevanz
Die Entscheidung, welche Kategorie ein Datenfeld belegt, sollte nicht ad hoc getroffen werden, sondern Teil einer definierten Datenstruktur sein, die Sie einmalig aufsetzen und dann konsequent anwenden.
Warum führt eine unkritische Übernahme aller Lieferantendaten zu Problemen?
Wer alle Lieferantendaten ohne Prüfung ins PIM übernimmt, riskiert Datenverschmutzung, inkonsistente Produktinformationen und einen erheblichen Mehraufwand bei der späteren Bereinigung. Lieferantendaten sind für den internen Gebrauch des Lieferanten optimiert, nicht für Ihre Ausgabeprozesse. Felder, die beim Lieferanten sinnvoll sind, können in Ihrem System Konflikte erzeugen oder bereits gepflegte Inhalte überschreiben.
Ein typisches Problem in der Praxis: Sie haben einen Produkttext intern überarbeitet und an Ihre Zielgruppe angepasst. Beim nächsten Datenimport vom Lieferanten wird dieser Text durch die Originalversion überschrieben, weil keine Übernahmeregel definiert wurde. Das Ergebnis ist ein Qualitätsverlust, den Sie manuell korrigieren müssen.
Weitere Probleme, die eine unkritische Übernahme verursacht:
- Redundante oder widersprüchliche Merkmale durch unterschiedliche Lieferantenstrukturen
- Inkonsistente Klassifikationen, wenn Lieferanten verschiedene Standards oder Versionen verwenden
- Aufgeblähte Datenbestände, die die Performance des PIM-Systems belasten
- Fehlerhafte Ausgaben an Kunden oder Marktplätze durch unkontrolliert übernommene Fehlwerte
- Verlust intern gepflegter Daten durch unkontrolliertes Überschreiben
Kurz gesagt: Ohne Selektion und Regeln wird das PIM zur Datenmüllhalde statt zur zuverlässigen Produktdatenbasis.
Wie lässt sich eine Datenselektion vor der PIM-Übernahme strukturieren?
Eine strukturierte Datenselektion vor der PIM-Übernahme basiert auf drei Elementen: einem definierten Datenmodell, einem Mapping-Prozess und einer Regel-Engine, die steuert, welche Felder unter welchen Bedingungen übernommen werden. Dieser Aufbau ist einmalig aufwendig, zahlt sich aber durch eine dauerhaft stabile Datenqualität aus.
Datenmodell und Mapping
Zuerst definieren Sie, welche Felder Ihr PIM kennt und welche davon aus Lieferantendaten befüllt werden sollen. Anschließend erstellen Sie ein Mapping, das die Lieferantenfelder auf Ihre internen Felder überträgt. Dabei werden Formatunterschiede, Einheitenkonvertierungen und Klassifikationsunterschiede aufgelöst. Dieser Schritt erfordert den größten Einmalaufwand, bildet aber die Grundlage für alle weiteren Automatisierungen. Ebenso findet hier eine Datentransformation statt, wenn Sie z. B. Ihre Abmessungen in cm pflegen, aber Lieferanten Ihnen mm oder andere Maße liefern.
Übernahmeregeln und Freigabemechanismen
Eine Regel-Engine erlaubt es, präzise zu steuern, welche Produktarten übernommen werden, welche Felder nicht durch Lieferantendaten überschrieben werden dürfen und welche Qualitätsschwellen ein Datensatz erfüllen muss, bevor er ins PIM gelangt. An kritischen Stellen des Workflows können manuelle Freigabeschritte eingebaut werden, sodass ein Sachbearbeiter die abschließende Entscheidung über die Übernahme trifft. So bleibt die Kontrolle beim Händler, ohne dass der Prozess vollständig manuell ablaufen muss.
Zum Beispiel werden Sie keine Produktdaten im PIM haben wollen, bei denen eine eindeutige Artikelnummer fehlt, das wäre eine Regel, die eine Datenübernahme ausschliesst.
Was passiert mit Lieferantendaten, die nicht ins PIM übernommen werden?
Lieferantendaten, die nicht ins PIM übernommen werden, müssen nicht verloren gehen. Sie können in einem vorgelagerten System, einem Staging-Bereich oder direkt im Importwerkzeug verbleiben, wo sie für Referenzzwecke, spätere Anreicherungen oder alternative Ausgabepfade zur Verfügung stehen. Das PIM bleibt dadurch schlank und auf seine Kernaufgabe fokussiert.
In der Praxis bietet sich ein zweistufiges Modell an: Im ersten Schritt landen alle Lieferantendaten in einem Zwischenspeicher oder einer Datendrehscheibe. Dort werden Selektion, Mapping und Qualitätsprüfung durchgeführt. Nur die Daten, die alle definierten Kriterien erfüllen, werden in das PIM weitergeleitet. Daten, die die Qualitätsprüfung nicht bestehen, werden mit einem Fehlerreport an den Lieferanten zurückgemeldet, damit dieser sie korrigieren kann.
Dieses Modell hat einen weiteren Vorteil: Wenn sich Ihre Ausgabeanforderungen ändern, etwa weil Sie einen neuen Marktplatz erschließen oder ein neues Kundenformat bedienen müssen, können Sie auf den vollständigen Rohdatenbestand im Zwischenspeicher zurückgreifen, ohne den Lieferanten erneut kontaktieren zu müssen.
Eine weitere Option wäre, die kaufmännischen Daten für das ERP System aufzubereiten und dafür bereitzustellen, dann wären zwei Ziele für die Lieferantendaten möglich; Vertriebsdaten und technische Eigenschaften für das PIM, Preise, Verfügbarkeiten usw. für das ERP.
Wann sollte man Lieferantendaten vor der Übernahme anreichern oder korrigieren?
Lieferantendaten sollten vor der PIM-Übernahme angereichert oder korrigiert werden, wenn sie für die geplante Ausgabe unvollständig, fehlerhaft oder nicht ausreichend strukturiert sind. Das ist häufiger der Fall als erwartet: Fehlende Merkmale, falsche Einheiten, unklare Klassifikationszuordnungen oder lückenhafte Mediendaten sind in der Praxis weit verbreitet.
Typische Situationen, in denen eine Anreicherung vor der Übernahme sinnvoll ist:
- Pflichtattribute für einen Marktplatz wie Amazon Business fehlen im Lieferantendatensatz
- Die Klassifikation des Lieferanten entspricht nicht dem von Ihnen verwendeten Standard (z. B. ECLASS statt ETIM)
- Produkttexte sind zu kurz, zu technisch oder nicht auf Ihre Zielgruppe ausgerichtet
- Mediendaten fehlen oder entsprechen nicht den Formatanforderungen des Ausgabekanals
- Merkmale sind zwar vorhanden, aber in einer anderen Einheit oder Schreibweise als von Ihrem System erwartet
Die Anreicherung kann manuell durch Ihre Mitarbeiter erfolgen, durch automatisierte Transformationsregeln im Importprozess oder durch externe Dienstleister, die fehlende Daten ergänzen. Wichtig ist, dass die Anreicherung vor der Übernahme ins PIM stattfindet und nicht nachträglich im PIM selbst, da sonst bei jedem neuen Lieferantenimport die Gefahr besteht, dass die angereicherten Felder wieder überschrieben werden.
Wie wirkt sich die Datenselektion auf die Qualität im Webshop und auf Marktplätzen aus?
Eine konsequente Datenselektion vor der PIM-Übernahme verbessert die Produktdatenqualität im Webshop und auf Marktplätzen direkt und messbar. Vollständige, konsistente und korrekt klassifizierte Produktdaten erhöhen die Auffindbarkeit von Artikeln, reduzieren Rückfragen und Retouren und erfüllen die strengen Anforderungen von Plattformen wie Amazon Business oder Mercateo.
Marktplätze prüfen eingehende Produktdaten automatisch gegen definierte Anforderungsprofile. Fehlende Pflichtattribute, falsche Klassifikationen oder nicht konforme Mediendaten führen dazu, dass Artikel abgelehnt oder nicht ausgespielt werden. Wer die Selektion und Qualitätsprüfung bereits vor der PIM-Übernahme durchführt, stellt sicher, dass nur Daten ins System gelangen, die diese Anforderungen erfüllen oder gezielt angereichert werden können.
Im Webshop wirkt sich die Datenqualität auf das Suchergebnis, die Filterbarkeit und die Produktdarstellung aus. Artikel mit vollständigen technischen Merkmalen und korrekter Klassifikation werden von Suchmaschinen besser indexiert und von Nutzern schneller gefunden. Artikel mit lückenhaften Daten hingegen verschwinden in der Ergebnisliste oder erzeugen Verwirrung beim Käufer.
Kurz gesagt: Die Qualität Ihrer Ausgabekanäle ist direkt abhängig von der Qualität der Daten, die Sie ins PIM übernehmen. Eine strukturierte Datenselektion ist daher kein administrativer Mehraufwand, sondern eine Investition in die Wettbewerbsfähigkeit Ihrer digitalen Vertriebskanäle.
Datenselektion und PIM-Qualität: Wie Semaino Ihren Übernahmeprozess strukturiert
Viele Unternehmen wissen, dass sie Lieferantendaten selektieren sollten, aber der Aufbau eines strukturierten, automatisierten Prozesses dafür ist komplex. Genau hier setzen wir an.
Mit dem ecatOnboarding von Semaino bilden wir den gesamten Übernahmeprozess als konfigurierbaren Workflow ab: von der Anbindung der Lieferantendatenquellen über das Mapping auf Ihre internen Strukturen und Standards wie ECLASS oder ETIM bis hin zur empfängerspezifischen Validierung mit detailliertem Fehlerreport. Dabei unterstützen wir Sie konkret mit:
- Definition von Übernahmeregeln, die steuern, welche Felder übernommen werden und welche intern gepflegten Inhalte geschützt bleiben
- Mapping von gängigen Austauschformaten wie BMEcat per Drag-and-Drop-Oberfläche auf das Datenmodell Ihres PIM-Systems bzw. Ihres ERP-Systems
- Automatisierter Qualitätsprüfung mit Rückmeldung an den Lieferanten bei fehlerhaften oder unvollständigen Daten, basierend auf Ihren Regeldefinitionen
- Einbau von Freigabeschritten, sodass Ihre Mitarbeiter die Kontrolle über kritische Übernahmeentscheidungen behalten
- Analyse Ihres aktuellen Datenbestands und Definition adäquater Datenprozesse als Beratungsleistung
Wenn Sie Ihren Lieferantendaten-Onboarding-Prozess strukturieren oder Ihre PIM-Datenpflege effizienter gestalten möchten, sprechen Sie uns gerne an. Wir freuen uns auf ein Beratungsgespräch.