Verschiedene Datenquellen zusammenführen: So erstellen Sie einen elektronischen Katalog aus PIM, ERP, DAM und Excel

Jens Bröking · 26 Aug. 2026

Um einen elektronischen Katalog aus mehreren Systemen zu erstellen, führen Sie die Daten aus PIM, ERP, DAM und ergänzenden Quellen wie Excel in einer zentralen Datenbasis zusammen, bereinigen und mappen Sie diese auf das Zielformat und leiten daraus kanalspezifische Ausgaben ab. Der Prozess erfordert klare Mapping-Regeln, eine definierte Datenhoheit pro Feld und ein Werkzeug, das die Transformation in Formate wie BMEcat, DATANORM oder GS1-XML automatisiert übernimmt. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Fragen, die dabei in der Praxis entstehen.

Welche Datenquellen liefern typischerweise Inhalte für einen elektronischen Katalog?

Ein elektronischer Katalog speist sich in der Regel aus vier Quelltypen: dem PIM-System für Produktbeschreibungen und Klassifikationsmerkmale, dem ERP-System für Preise und Logistikdaten, dem DAM-System für Medieninhalte wie Bilder und Datenblätter sowie manuell gepflegten Excel-Tabellen für Sonderfälle oder Ergänzungen. Kein einzelnes System liefert alle Informationen vollständig.

In der Praxis sieht die Verteilung häufig so aus:

PIM-System (z. B. Akeneo, Contentserv, viaMedici): Produkttexte, technische Merkmale, Klassifikationszuordnungen nach ECLASS oder ETIM, mehrsprachige Inhalte
ERP-System (z. B. SAP): Artikelnummern, Preisgruppen, Rabattstaffeln, Mengeneinheiten, Logistikdaten wie Gewicht und Verpackungseinheit
DAM-System: Produktbilder, technische Zeichnungen, Sicherheitsdatenblätter, Zertifikate
Excel-Tabellen: ergänzende Attribute, die noch nicht im PIM gepflegt sind, Sonderkonditionen, Lieferantenspezifikationen

Hinzu kommen in manchen Unternehmen weitere Quellen: Lieferantendaten, die direkt in den Katalog einfließen, oder Klassifikationsdatenbanken, aus denen Merkmalsdefinitionen übernommen werden. Die Herausforderung liegt nicht im Vorhandensein dieser Quellen, sondern darin, dass jede Quelle eine eigene Struktur, eigene Feldbezeichnungen und eigene Aktualisierungszyklen mitbringt.

Warum lassen sich PIM, ERP, DAM und Excel nicht einfach direkt zusammenführen?

PIM, ERP, DAM und Excel lassen sich nicht direkt zusammenführen, weil jedes System eine andere Datenstruktur, eine andere Feldlogik und einen anderen Aktualisierungsrhythmus hat. Ohne ein verbindendes Mapping entstehen Inkonsistenzen, Dubletten und Datenverluste, die erst beim Empfänger des Katalogs sichtbar werden.

Die konkreten Probleme sind struktureller Natur:

Unterschiedliche Schlüsselfelder: Das ERP kennt eine interne Artikelnummer, das PIM arbeitet mit einer eigenen ID, der Kunde erwartet die GTIN. Ohne explizites Mapping laufen diese Felder aneinander vorbei.
Inkompatible Feldformate: Preise im ERP stehen als Dezimalzahl mit Komma, das Zielformat BMEcat erwartet einen Punkt als Dezimaltrennzeichen und einen definierten Preistyp.
Fehlende Datenhoheit: Wenn dasselbe Attribut in PIM und Excel gepflegt wird, ist unklar, welcher Wert gilt. Ohne definierte Priorität überschreibt der zuletzt importierte Wert den korrekten.
Asynchrone Aktualisierungen: ERP-Preise ändern sich täglich, PIM-Texte wöchentlich, Medien im DAM nach Bedarf. Ein manueller Zusammenführungsprozess kann diesen Takt nicht zuverlässig abbilden.

Excel als Datenquelle bringt zusätzliche Risiken: Spaltenbezeichnungen sind nicht standardisiert, Zellformate wechseln, und Versionskonflikte entstehen, sobald mehrere Personen dieselbe Datei bearbeiten. Das macht Excel als Quelle nicht unbrauchbar, aber es erfordert eine saubere Importroutine mit Validierung, bevor die Daten in den Katalogprozess einfließen.

Wie funktioniert die technische Zusammenführung verschiedener Datenquellen?

Die technische Zusammenführung verschiedener Datenquellen für einen elektronischen Katalog erfolgt über eine zentrale Datendrehscheibe, die Daten aus allen Quellsystemen importiert, auf ein einheitliches internes Datenmodell mappt, bereinigt und anschließend in das jeweilige Zielformat transformiert. Der Prozess lässt sich vollständig automatisieren.

Import und Mapping

Im ersten Schritt werden die Daten aus den Quellsystemen in die Datendrehscheibe übertragen. Das geschieht entweder zeitgesteuert, ereignisgesteuert oder manuell per Dateiupload. Für jede Quelle wird ein Mapping definiert: Welches Quellfeld entspricht welchem Zielfeld im internen Datenmodell? Dieses Mapping muss dokumentiert werden, damit es bei Systemänderungen oder neuen Klassifikationsversionen aktualisiert werden kann. Ein undokumentiertes Mapping führt zu stillen Fehlern, die erst beim Empfänger auffallen.

Bereinigung und Klassifikation

Nach dem Import folgt die Datenbereinigung: Dubletten werden zusammengeführt, Pflichtfelder auf Vollständigkeit geprüft, Formatfehler korrigiert. Parallel dazu erfolgt die Klassifikation der Produkte nach dem Zielstandard, etwa ECLASS oder ETIM. Eine vollständige Klassifikation ist Voraussetzung dafür, dass Produkte in Webshops gefunden und verglichen werden können. Fehlende Klassifikationsmerkmale sind einer der häufigsten Gründe, warum Kataloge vom Empfänger abgelehnt werden.

Ausgabe und Übertragung

Im letzten Schritt generiert die Datendrehscheibe den fertigen Katalog im Zielformat und überträgt ihn per FTP, E-Mail oder API an den Empfänger. Vor der Übertragung durchläuft der Katalog eine Validierung: Zunächst wird die syntaktische Korrektheit der Datei geprüft, dann die Konformität mit dem Schema des jeweiligen Standards. Das Ergebnis ist ein strukturierter Fehlerreport, der Lücken aufzeigt, bevor der Katalog ausgeliefert wird. Der einmalige Aufwand liegt in der Strukturdefinition und dem Mapping; der laufende Betrieb wird danach zur Routine.

Welche Ausgabeformate muss ein elektronischer Katalog unterstützen?

Welche Ausgabeformate ein elektronischer Katalog unterstützen muss, hängt von den Zielmärkten und Empfängern ab. Im deutschsprachigen B2B-Bereich sind BMEcat und DATANORM die dominierenden Formate; für den französischen Markt ist FAB-DIS relevant, für den internationalen Handel GS1-XML. Wer mehrere Märkte bedient, benötigt mehrere Ausgabeformate aus einer gemeinsamen Datenbasis.

Die wichtigsten Formate im Überblick:

BMEcat: Das meistgenutzte XML-basierte Austauschformat für elektronische Produktkataloge im B2B-Bereich, besonders für E-Procurement-Systeme im DACH-Raum
DATANORM (Versionen 4 und 5): Branchenstandard im deutschen Großhandel für Sanitär, Heizung, Klima (SHK) und Elektro; strukturierte Textdatei mit festen Feldpositionen
FAB-DIS 3.0: Relevanter Standard für den französischen Markt in den Branchen Elektro, Sanitär, Heizung, Baustoffe und Werkzeuge; verwendet ETIM als eingebettete Klassifikation
GS1-XML: Geeignetes Format für den internationalen Handel und Retail, ergänzt durch GDSN-Datenpools für die globale Datensynchronisation
ARGE/BMDG als CSV: Für bestimmte Empfänger ist die Lieferung als CSV-Dateien die praktisch vorteilhafte Option, weil die Sichtkontrolle der ausgegebenen Daten einfacher ist
Open Datacheck als Excel: Ebenfalls eine Option, bei der die visuelle Prüfung der Daten im Vordergrund steht

Ein Hersteller, der sowohl im DACH-Raum als auch in Frankreich vertreibt, benötigt typischerweise sowohl BMEcat als auch FAB-DIS. Der richtige Ansatz ist eine zentrale Datenbasis, aus der alle kanalspezifischen Ausgaben automatisch abgeleitet werden. Jeder Kanal hat eigene Anforderungen an Struktur, Pflichtfelder und Klassifikationsversion; einen Kanal als Vorlage für alle anderen zu nehmen, führt zu Fehlern.

Was sind die häufigsten Fehler beim Zusammenführen von Produktdaten aus mehreren Systemen?

Die häufigsten Fehler beim Zusammenführen von Produktdaten aus mehreren Systemen sind fehlende Datenhoheit, undokumentierte Mappings, unvollständige Klassifikationen und die Annahme, dass ein Ausgabeformat für alle Empfänger ausreicht. Diese Fehler entstehen meist nicht durch technisches Versagen, sondern durch fehlende Prozessdefinition im Vorfeld.

Die wichtigsten Fehlerquellen im Detail:

Keine definierte Datenhoheit: Wenn dasselbe Attribut in mehreren Systemen gepflegt wird, ohne dass festgelegt ist, welches System die führende Quelle ist, entstehen widersprüchliche Werte im Katalog.
Mapping nicht dokumentiert: Wenn sich Quellsysteme ändern oder neue Versionen einer Klassifikation erscheinen, ist ein undokumentiertes Mapping schwer zu aktualisieren. Die Folge sind stille Fehler, die erst beim Empfänger auffallen.
Unvollständige Klassifikation: Produkte ohne vollständige ECLASS- oder ETIM-Klassifikation werden in Webshops nicht gefunden und von Empfängern häufig abgelehnt.
Einen Kanal als Vorlage für alle nehmen: BMEcat-Strukturen für E-Procurement-Kunden unterscheiden sich von den Anforderungen für DATANORM-Empfänger oder FAB-DIS-Abnehmer. Wer ein Format auf alle Kanäle anwendet, liefert zwangsläufig fehlerhafte Daten.
Validierung erst nach der Auslieferung: Ohne Vorab-Validierung gegen die empfängerspezifischen Anforderungen werden Fehler erst sichtbar, wenn der Katalog bereits beim Kunden liegt. Das kostet Zeit und beschädigt die Geschäftsbeziehung.
Excel als unkontrollierte Quelle: Excel-Tabellen ohne feste Importroutine und Formatprüfung bringen Inkonsistenzen in den Prozess, die sich durch den gesamten Katalog ziehen können.

Wann sollte ein Unternehmen die Katalogerstellung auslagern, statt sie selbst umzusetzen?

Ein Unternehmen sollte die Katalogerstellung auslagern, wenn intern das fachliche Know-how zu Katalogformaten und Klassifikationsstandards fehlt, wenn der Aufwand für Aufbau und Pflege der Prozesse die verfügbaren Ressourcen übersteigt oder wenn die Anforderungen der Empfänger so komplex sind, dass Fehler im Alleingang wahrscheinlich sind. Outsourcing ist keine Notlösung, sondern eine strategische Option für Unternehmen, die schnell lieferfähig sein müssen.

Konkrete Situationen, in denen Auslagern sinnvoll ist:

Erstmalige Katalogerstellung: Wer zum ersten Mal einen BMEcat- oder DATANORM-Katalog erstellen muss, unterschätzt häufig den Aufwand für Mapping, Klassifikation und Validierung. Ein erfahrener Dienstleister verkürzt die Zeit bis zur ersten fehlerfreien Auslieferung erheblich.
Fehlende interne Kapazitäten: Wenn das Produktdatenmanagement bereits ausgelastet ist und ein neuer Kanal oder Marktplatz hinzukommt, ist Outsourcing eine pragmatische Lösung, um Liefertermine einzuhalten.
Komplexe Mehrmarkt-Anforderungen: Wer gleichzeitig BMEcat für DACH, FAB-DIS für Frankreich und GS1-XML für internationale Händler liefern muss, profitiert von einem Dienstleister, der alle Formate beherrscht und die Prozesse zentral steuert.
Einmalige oder seltene Kataloglieferungen: Wenn ein Katalog nur einmal jährlich aktualisiert wird, lohnt der Aufbau einer vollständigen internen Infrastruktur oft nicht. Hier ist ein Dienstleister wirtschaftlich überlegen.

Unternehmen, die langfristig mehrere Kanäle bedienen und häufige Aktualisierungen planen, sollten dennoch prüfen, ob eine eigene Softwarelösung mit externer Begleitung beim Aufbau die bessere Investition ist. Der Aufbau interner Kompetenz zahlt sich aus, sobald die Prozesse stabil laufen und die Datenqualität gesichert ist.

Produktdaten strukturiert ausleiten: Was wir bei semaino dafür bereitstellen

Wir begleiten Hersteller und Händler dabei, Produktdaten aus PIM, ERP, DAM und weiteren Quellen strukturiert zusammenzuführen und als fertige elektronische Kataloge auszuleiten. Unser zentrales Werkzeug dafür ist der ecatDesigner von semaino, eine Datendrehscheibe, die Daten aus verschiedenen Quellsystemen entgegennimmt, auf Zielformate und Klassifikationen mappt und automatisiert ausliefert.

Unterstützung aller relevanten Ausgabeformate: BMEcat (alle Versionen), DATANORM 4 und 5, FAB-DIS 2.3 und 3.0, GS1-XML, ARGE/BMDG als CSV sowie Open Datacheck als Excel
Klassifikation nach ECLASS und ETIM, inklusive Mapping auf die jeweils geforderte Version
Vollständig automatisierter Prozess: zeitgesteuerter Import, Mapping, Validierung mit Fehlerreport und Übertragung per FTP, E-Mail oder API
Wahlweise Betrieb durch Ihre eigene IT oder in unserem Cloud Center
Dienstleistungsangebot für Unternehmen, die Kataloge vollständig durch uns erstellen lassen möchten, inklusive Analyse des Ist-Zustands und Aufbau adäquater Datenprozesse

Wenn Sie konkrete Fragen zu Ihrem Ausgangsszenario haben oder wissen möchten, welcher Ansatz für Ihre Systemlandschaft am besten passt, nehmen Sie gern Kontakt auf.