Ein Projekt zur Erstellung elektronischer Kataloge plant man am strukturiertesten in vier Phasen: Voraussetzungen klären, Projektumfang definieren, Rollen verteilen und Datenqualität sichern. Wer diese Schritte in der richtigen Reihenfolge durchläuft, vermeidet die häufigsten Ursachen für Verzögerungen und Mehraufwand. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Fragen, die Sie vor und während eines Katalogprojekts stellen sollten.
Welche Voraussetzungen müssen vor dem Projektstart erfüllt sein?
Vor dem Start eines Katalogprojekts müssen drei Grundvoraussetzungen erfüllt sein: Sie benötigen Klarheit über Ihre Quellsysteme, eine belastbare Einschätzung der vorhandenen Datenqualität und das Commitment der relevanten Fachbereiche. Fehlt eine dieser Voraussetzungen, riskieren Sie, mitten im Projekt auf strukturelle Hindernisse zu stoßen, die den Zeitplan gefährden.
Konkret bedeutet das: Klären Sie zunächst, wo Ihre Produktdaten heute tatsächlich liegen. Technische Merkmale befinden sich häufig in einem PIM-System, während Preise, Logistikdaten und kundenspezifische Konditionen im ERP-System verwaltet werden. Beide Quellen müssen im Katalogprojekt zusammengeführt werden. Wer diese Systemlandschaft nicht kennt, kann weder Aufwände schätzen noch Verantwortlichkeiten sinnvoll zuweisen.
Darüber hinaus sollten Sie prüfen, ob Ihre IT-Infrastruktur den geplanten Datenaustausch technisch unterstützt. Fragen Sie: Können die Quellsysteme Daten in einem strukturierten Format exportieren? Gibt es definierte Schnittstellen? Und wer hat Zugriff auf welche Systeme? Diese Fragen klingen trivial, sind in der Praxis aber häufig der erste Engpass.
Wie definiert man den Umfang eines Katalogprojekts?
Den Umfang eines Katalogprojekts definiert man über vier Parameter: Produktsortiment, Zielformate, Empfänger und Aktualisierungsrhythmus. Wer diese vier Dimensionen zu Beginn schriftlich festhält, schafft eine verbindliche Grundlage für alle weiteren Projektentscheidungen.
Beim Produktsortiment geht es um die Frage, welche Artikel in den Katalog aufgenommen werden sollen. Handelt es sich um das gesamte Sortiment oder um eine definierte Teilmenge für einen bestimmten Kunden oder Marktplatz? Je enger die Auswahl, desto überschaubarer der initiale Aufwand.
Die Zielformate hängen direkt von den Empfängern ab. Ein Großhändler, der Daten an ein E-Procurement-System liefert, benötigt in der Regel BMEcat. Wer Daten an Amazon Business übermittelt, arbeitet mit einem anderen Datenmodell. Klären Sie frühzeitig, welche Formate Ihre Handelspartner oder Plattformen tatsächlich akzeptieren, und priorisieren Sie danach.
Der Aktualisierungsrhythmus ist ein oft unterschätzter Faktor. Elektronische Kataloge sind im Gegensatz zu gedruckten Katalogen jederzeit aktualisierbar. Viele Marktplätze und Handelsplattformen erwarten heute regelmäßige, teils tägliche Aktualisierungen. Legen Sie deshalb von Anfang an fest, ob Sie einen einmaligen Katalog erstellen oder einen kontinuierlichen Datenprozess aufbauen wollen. Das hat erhebliche Auswirkungen auf Toolauswahl, Ressourcenbedarf und Prozessgestaltung.
Welche Rollen und Verantwortlichkeiten braucht ein Katalogprojekt?
Ein Katalogprojekt braucht mindestens drei klar definierte Rollen: einen Projektverantwortlichen, der Entscheidungen trifft und Prioritäten setzt, einen Dateneigner, der die Qualität der Produktdaten verantwortet, und einen technischen Ansprechpartner, der die Systemanbindungen koordiniert. Ohne diese Rollenklarheit entstehen Abstimmungsschleifen, die Projekte unnötig verlängern.
In der Praxis verteilen sich diese Rollen häufig auf mehrere Personen aus unterschiedlichen Abteilungen. Der Vertrieb kennt die Anforderungen der Kunden, das Produktmanagement verantwortet die inhaltliche Korrektheit der Daten, und die IT stellt die technische Infrastruktur bereit. Alle drei Bereiche müssen von Beginn an eingebunden sein, nicht erst dann, wenn Probleme auftreten.
Legen Sie außerdem fest, wer im Projektverlauf Änderungen am Katalogumfang oder an den Zielformaten freigeben darf. Unkontrollierte Scope-Erweiterungen sind eine der häufigsten Ursachen für Budgetüberschreitungen in Katalogprojekten. Eine einfache Entscheidungsmatrix, die festhält, wer was genehmigen muss, reicht hier oft aus.
Wie geht man mit unvollständigen oder fehlerhaften Produktdaten um?
Unvollständige oder fehlerhafte Produktdaten behandelt man am wirksamsten durch eine strukturierte Ist-Analyse vor dem eigentlichen Katalogaufbau. Identifizieren Sie systematisch, welche Pflichtfelder des Zielformats in Ihren Quellsystemen nicht oder nur teilweise befüllt sind, und priorisieren Sie die Bereinigung nach Relevanz für den Empfänger.
Ein häufiges Muster in B2B-Handelsunternehmen: Artikelbezeichnungen sind vorhanden, technische Merkmale fehlen jedoch oder sind inkonsistent gepflegt. Für einen elektronischen Katalog im BMEcat-Format mit ECLASS-Klassifikation ist das ein Problem, weil die Klassifikation voraussetzt, dass Produkte bestimmten Klassen zugeordnet sind und die zugehörigen Merkmale vollständig ausgefüllt werden.
Gehen Sie pragmatisch vor: Nicht alle Datenlücken müssen vor dem Projektstart geschlossen sein. Definieren Sie stattdessen ein Mindestqualitätsniveau, das für den ersten Katalog ausreicht, und planen Sie die schrittweise Datenanreicherung als eigenen Workstream parallel zum Projekt. So vermeiden Sie, dass die Datenbereinigung zum Blocker für den gesamten Katalogaufbau wird.
Wichtig ist auch, Datenprobleme an ihrer Quelle zu lösen. Wer fehlerhafte Daten nur für den Katalogexport korrigiert, ohne die Quellsysteme zu bereinigen, schafft Mehraufwand bei jeder künftigen Aktualisierung. Nachhaltige Datenqualität entsteht durch verbesserte Prozesse in den Quellsystemen, nicht durch manuelle Korrekturen im Exportschritt.
Welche Formate und Klassifikationen muss ein elektronischer Katalog unterstützen?
Welche Formate und Klassifikationen ein elektronischer Katalog unterstützen muss, hängt ausschließlich von den Anforderungen der Empfänger ab. Es gibt keine universell richtige Antwort, aber es gibt klare Marktstandards, an denen Sie sich orientieren können.
Gängige Katalogformate im B2B-Bereich
BMEcat ist das im deutschsprachigen B2B-Handel am weitesten verbreitete Format für den elektronischen Produktdatenaustausch. Es definiert die technische Struktur, in der Produktdaten übertragen werden, also welche Felder existieren, wie sie benannt sind und in welcher Reihenfolge sie erscheinen. Daneben sind GS1/XML, Datanorm und Excel-basierte Formate in bestimmten Branchen und bei bestimmten Handelspartnern relevant. Klären Sie mit jedem Empfänger vorab, welches Format sein System verarbeiten kann.
Klassifikationssysteme für technische Produktbeschreibungen
Katalogformate und Klassifikationen sind zwei verschiedene Dinge. Das Format ist der Transportbehälter für die Daten. Die Klassifikation ist die Beschreibungssprache für den Produktinhalt. Sie ordnet Produkte in ein hierarchisches System von Klassen ein und definiert, welche technischen Merkmale ein Produkt in einer bestimmten Klasse haben muss.
Die beiden dominierenden Klassifikationssysteme im deutschsprachigen B2B-Markt sind ECLASS und ETIM. ECLASS ist branchenübergreifend und wird besonders in der Elektrotechnik, im Maschinenbau und im Handel eingesetzt. ETIM ist speziell auf die Elektrobranche ausgerichtet und hat Proficl@ss weitgehend abgelöst, da dieser Standard in ETIM aufgegangen ist. Prüfen Sie, welches System Ihre Handelspartner und Zielplattformen voraussetzen, und planen Sie die Klassifikationsarbeit als eigenen Aufwandsblock im Projekt ein.
Wie misst man den Erfolg eines Katalogprojekts?
Den Erfolg eines Katalogprojekts misst man anhand von drei Kategorien: technische Lieferfähigkeit, Datenqualität und Prozesseffizienz. Wer nur prüft, ob ein Katalog technisch ausgeliefert wurde, übersieht die relevanten Qualitätsdimensionen, die über den langfristigen Nutzen entscheiden.
Zur technischen Lieferfähigkeit gehört die Frage, ob der Katalog vom Empfänger fehlerfrei eingelesen werden konnte. Viele E-Procurement-Systeme und Marktplätze liefern nach dem Import Validierungsberichte, die Fehler und Warnungen ausweisen. Diese Berichte sind ein direktes Qualitätssignal und sollten systematisch ausgewertet werden.
Datenqualität lässt sich über Vollständigkeitsquoten messen: Wie viele Pflichtfelder sind befüllt? Wie viele Produkte sind einer Klassifikationsklasse zugeordnet? Wie viele Artikel haben vollständige technische Merkmale? Diese Kennzahlen lassen sich vor dem ersten Katalogversand erheben und als Baseline für künftige Verbesserungen nutzen.
Prozesseffizienz zeigt sich darin, wie viel manueller Aufwand für die Erstellung und Aktualisierung des Katalogs anfällt. Ein gut aufgesetztes Katalogprojekt führt dazu, dass Folgeaktualisierungen mit deutlich geringerem Aufwand möglich sind als die Erstanlage. Wenn jede Aktualisierung ähnlich viel Zeit kostet wie die erste Erstellung, ist das ein Hinweis darauf, dass Prozesse und Mappings noch nicht ausreichend automatisiert sind.
Mit semaino elektronische Kataloge strukturiert aufbauen
Wir unterstützen Hersteller und Händler dabei, Katalogprojekte von Anfang an strukturiert aufzusetzen, von der Ist-Analyse der Produktdaten bis zur automatisierten Auslieferung in die gewünschten Zielformate. Mit dem ecatDesigner von semaino bilden wir den gesamten Mapping-Prozess werkzeuggestützt ab, ohne dass Daten doppelt gepflegt werden müssen.
- Mapping von PIM- und ERP-Daten auf Zielformate wie BMEcat, GS1/XML und Datanorm per Drag-and-Drop-Oberfläche
- Unterstützung aller relevanten Klassifikationssysteme, darunter ECLASS und ETIM
- Wiederverwendbare Mappings, die den Aufwand für Folgeaktualisierungen und neue Empfänger deutlich reduzieren
- Beratung zur Datenqualität und Prozessgestaltung, von der Analyse des Ist-Zustands bis zur Definition nachhaltiger Datenprozesse
- Vollständige Katalogerstellung als Dienstleistung für Unternehmen, die internes Know-how durch externe Spezialisten ergänzen möchten
- Betrieb wahlweise in Ihrer eigenen IT-Infrastruktur oder in unserem deutschen Rechenzentrum als SaaS-Lösung
Wenn Sie ein Katalogprojekt planen und wissen möchten, wie wir Sie dabei konkret unterstützen können, freuen wir uns auf ein Beratungsgespräch.