Wie kann man Produktdaten in einer Exceldatei mit mehreren Arbeitsblättern bereitstellen?

Jens Bröking · 29 Juli 2026

Viele B2B-Unternehmen stellen Produktdaten heute noch über Excel-Dateien bereit, sei es auf Anfrage eines Kunden, als Zwischenlösung vor der Einführung eines PIM-Systems oder weil ein Handelspartner genau dieses Format erwartet. Eine einzelne, flache Tabelle reicht dabei schnell nicht mehr aus, sobald Stammdaten, Preise und Klassifikationsmerkmale zusammenkommen. Mit einer strukturierten Multisheet-Datei lassen sich diese Informationen sauber trennen und trotzdem in einer einzigen Datei bündeln.

Diese Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Produktdaten in einer Excel-Datei mit mehreren Arbeitsblättern so aufbereiten, dass Empfänger die Daten direkt weiterverarbeiten können. Wichtig: Diese Anleitung bezieht sich auf die manuelle Bereitstellung von Produktdaten in Excel, nicht auf normierte Austauschformate wie FAB-DIS oder Open Datacheck, die zwar technisch auf Excel basieren, aber eigenen Spezifikationen folgen.

Voraussetzungen und Dateistruktur festlegen

Bevor Sie die erste Zelle befüllen, klären Sie mit dem Empfänger, welche Daten er benötigt und in welcher Form. Dieser Schritt spart erheblichen Nachbearbeitungsaufwand. Fragen Sie konkret: Welche Artikelattribute werden erwartet? Gibt es eine Klassifikation wie ETIM oder ECLASS, nach der Produkte eingeordnet werden sollen? Werden Preise und Konditionen mitgeliefert oder separat übermittelt? GIbt es eventuell bereits eine Vorlage, wie die Daten vom Empfänger gewünscht werden?

Legen Sie außerdem fest, welche Zeichenkodierung und welches Trennzeichen verwendet werden sollen, falls die Datei später als CSV exportiert wird. UTF-8 ist in den meisten Fällen die richtige Wahl. Definieren Sie zudem, ob die Datei einmalig geliefert oder regelmäßig aktualisiert wird, denn das beeinflusst, wie Sie die Struktur aufbauen.

Empfängeranforderungen schriftlich festhalten (Attribute, Pflichtfelder, Klassifikation)
Zeichenkodierung klären (empfohlen: UTF-8)
Lieferrhythmus bestimmen (einmalig, wöchentlich, täglich)
Dateiformat bestätigen (.xlsx oder .xls, ggf. CSV-Export erforderlich)
Ansprechpartner beim Empfänger für Rückfragen benennen

Wenn Sie diese Punkte vorab klären, vermeiden Sie die häufigste Fehlerquelle bei der Produktdatenbereitstellung: Missverständnisse über Struktur und Inhalt, die erst nach der Lieferung auffallen.

Arbeitsblätter sinnvoll aufteilen und benennen

Strukturieren Sie die Excel-Datei so, dass jedes Arbeitsblatt genau einen thematischen Bereich abdeckt. Eine bewährte Grundaufteilung für Produktdaten in Excel sieht drei bis vier Blätter vor: eines für Stammdaten, eines für Preise und Konditionen, eines für Klassifikationsmerkmale und optional eines für Medienverweise oder Dokumentenlinks.

Öffnen Sie eine neue Excel-Datei und benennen Sie das erste Tabellenblatt Stammdaten.
Fügen Sie ein zweites Blatt hinzu und benennen Sie es Preise.
Fügen Sie ein drittes Blatt hinzu und benennen Sie es Klassifikation.
Fügen Sie bei Bedarf ein viertes Blatt Medien für Bildpfade oder Dokumentenlinks hinzu.
Benennen Sie alle Blätter auf Deutsch oder in der Sprache des Empfängers, damit keine Missverständnisse entstehen.

Vermeiden Sie generische Namen wie „Tabelle1“ oder „Sheet2“. Klare Blattnamen erleichtern dem Empfänger die Orientierung und reduzieren Rückfragen. Wenn Sie die Datei regelmäßig aktualisieren, fügen Sie ein zusätzliches Blatt Changelog ein, in dem Sie Änderungen mit Datum dokumentieren.

Stammdaten strukturiert im Hauptblatt erfassen

Das Stammdatenblatt ist das Herzstück der Datei. Hier erfassen Sie alle grundlegenden Artikelinformationen, die der Empfänger benötigt, um Produkte eindeutig zu identifizieren und in sein System zu importieren. Jede Zeile entspricht einem Artikel, jede Spalte einem Attribut.

Legen Sie in Zeile 1 die Spaltenköpfe fest. Beginnen Sie mit eindeutigen Identifikatoren: Artikelnummer (Ihre interne Nummer), EAN/GTIN, Hersteller-Artikelnummer.
Fügen Sie beschreibende Felder hinzu: Kurzbezeichnung (max. 40 Zeichen), Langbezeichnung, Beschreibung.
Ergänzen Sie technische Basisfelder: Verpackungseinheit, Mengeneinheit, Gewicht (kg), Abmessungen (L x B x H in mm).
Fügen Sie Statusinformationen hinzu: Artikelstatus (aktiv/inaktiv/ausgelaufen), Gültig ab, Gültig bis.
Frieren Sie Zeile 1 ein (Ansicht > Zeile fixieren), damit die Spaltenköpfe beim Scrollen sichtbar bleiben.

Verwenden Sie in jeder Spalte einen einheitlichen Datentyp. Zahlen als Zahlen, Datumsangaben als Datum, Text als Text. Mischen Sie keine Einheiten in einer Spalte, also nicht „5 kg“ und „5000 g“ im selben Feld. Wenn Sie Pflichtfelder definiert haben, markieren Sie die entsprechenden Spaltenköpfe visuell, zum Beispiel mit einem Sternchen oder einer Hintergrundfarbe, damit der Empfänger sofort erkennt, welche Felder zwingend befüllt sein müssen.

Prüfen Sie nach der Erfassung, ob jede Zeile eine eindeutige Artikelnummer enthält. Doppelte Artikelnummern führen beim Import auf Empfängerseite zu Fehlern oder ungewollten Überschreibungen.

Preise und Konditionen auf separatem Blatt pflegen

Preisdaten gehören auf ein eigenes Arbeitsblatt, weil sie häufig anderen Freigabeprozessen unterliegen als Stammdaten und weil ein Empfänger möglicherweise nur eines der beiden Blätter benötigt. Das Preisblatt wird über die Artikelnummer mit dem Stammdatenblatt verknüpft.

Legen Sie in Spalte A die Artikelnummer an, identisch zur Schreibweise im Stammdatenblatt.
Fügen Sie die Preisfelder hinzu: Listenpreis (netto), Währung, Preiseinheit (z. B. 1, 10, 100 Stück), Preisbasis.
Ergänzen Sie bei Bedarf: Staffelpreise (ab Menge X, Preis Y), Sonderpreise, Gültigkeitszeitraum.
Tragen Sie die Währung immer als ISO-Code ein (EUR, CHF, USD), nicht als Symbol.
Dokumentieren Sie in einer Kopfzeile oder einem separaten Kommentarfeld, ob die Preise inkl. oder exkl. Mehrwertsteuer angegeben sind.

Ein häufiger Fehler ist die Angabe von Preisen ohne Preiseinheit. Ein Listenpreis von 12,50 EUR bedeutet wenig, wenn unklar ist, ob er für ein Stück, eine Packung oder 100 Einheiten gilt. Tragen Sie die Preiseinheit daher immer explizit ein. Wenn Sie Staffelpreise abbilden, legen Sie pro Staffelstufe eine eigene Zeile an und wiederholen Sie die Artikelnummer, anstatt mehrere Preise in eine Zelle zu schreiben.

Klassifikationsmerkmale korrekt strukturieren

Klassifikationsmerkmale beschreiben die technischen Eigenschaften eines Produkts nach einem definierten Standard, zum Beispiel ETIM oder ECLASS. Diese Daten erfordern eine besonders sorgfältige Struktur, weil Empfänger sie häufig automatisiert verarbeiten und dabei exakte Feldbezeichnungen und Werteformate erwarten.

Legen Sie in Spalte A die Artikelnummer an.
Fügen Sie in Spalte B das Feld Klassifikationssystem ein (z. B. ETIM 9.0, ECLASS 12.0).
Tragen Sie in Spalte C die Klassen-ID ein (z. B. EC002714 für ETIM oder 27-14-04-01 für ECLASS).
Ab Spalte D erfassen Sie die Merkmale: Jede Spalte entspricht einem Merkmal. Verwenden Sie als Spaltenköpfe die offiziellen Merkmals-IDs des jeweiligen Standards, nicht frei gewählte Bezeichnungen.
Tragen Sie Merkmalswerte in der vorgeschriebenen Einheit und dem vorgeschriebenen Format ein. Numerische Werte ohne Einheit in der Zelle, die Einheit steht im Spaltenkopf oder in einer separaten Einheitenspalte.

Prüfen Sie nach der Erfassung, ob alle Artikel eine Klassifikation erhalten haben. Filtern Sie dazu in Spalte C auf leere Felder. Artikel ohne Klassifikation werden auf vielen Marktplätzen und in E-Procurement-Systemen nicht gelistet. Prüfen Sie außerdem, ob die verwendeten Klassen-IDs noch zur aktuellen Version des Klassifikationsstandards gehören, denn bei Versionswechseln werden Klassen gelegentlich gelöscht, verschoben oder verfeinert. Eine veraltete Klassen-ID führt beim Empfänger zu Importfehlern.

Mit dem Klassifikationsblatt vollständig befüllt, haben Sie alle inhaltlichen Bausteine der Datei zusammengestellt. Im letzten Schritt geht es darum, die Datei zu prüfen und versandfertig zu machen.

Datei prüfen und für den Empfänger aufbereiten

Bevor Sie die Datei übermitteln, führen Sie eine systematische Qualitätsprüfung durch. Fehler, die Sie jetzt beheben, ersparen dem Empfänger Rückfragen und Ihnen eine zweite Lieferrunde.

Prüfen Sie auf jedem Blatt, ob alle Pflichtfelder befüllt sind. Nutzen Sie die Excel-Filterfunktion, um leere Zellen in Pflichtspalten zu identifizieren.
Prüfen Sie die Konsistenz der Artikelnummern über alle Blätter hinweg. Jede Artikelnummer im Preisblatt und im Klassifikationsblatt muss exakt so geschrieben sein wie im Stammdatenblatt.
Entfernen Sie alle Formatierungen, die keine inhaltliche Bedeutung haben, also Farben, Fettschrift und Rahmen, sofern der Empfänger keine formatierten Tabellen erwartet.
Löschen Sie leere Zeilen am Ende jedes Blattes. Excel-Importer lesen manchmal bis zur letzten genutzten Zeile und interpretieren leere Zeilen als fehlerhafte Datensätze.
Speichern Sie die Datei im Format .xlsx. Wenn der Empfänger .xls oder CSV erwartet, exportieren Sie das entsprechende Format zusätzlich.
Benennen Sie die Datei eindeutig, zum Beispiel mit Ihrer Lieferantennummer, dem Empfänger und dem Datum: Lieferant-12345_Produktdaten_Empfaenger_2026-06.xlsx.

Senden Sie die Datei vor der ersten regulären Lieferung als Testdatei mit einer kleinen Auswahl von Artikeln, zum Beispiel zehn bis zwanzig Datensätze. So können Sie und der Empfänger die Struktur validieren, bevor der vollständige Katalog übertragen wird. Halten Sie fest, welche Rückmeldungen Sie erhalten, und dokumentieren Sie Anpassungen im Changelog-Blatt.

Wollen Sie diese Bereitstellung nicht manuell machen sondern, auch zukünftig, automatisieren, wäre nun der richtige Zeitpunkt, sich über eine andere Lösung Gedanken zu machen.

Beachten Sie: Eine Excel-Datei mit mehreren Arbeitsblättern ist eine pragmatische Lösung für überschaubare Produktmengen und klar definierte Empfänger. Sobald Sie Produktdaten an mehrere Kanäle, Marktplätze oder Kunden mit unterschiedlichen Anforderungen liefern müssen, stoßen Sie mit diesem Ansatz an Grenzen. Merkmalswerte werden nicht gegen Wertelisten validiert, Pflichtmerkmale nicht automatisch geprüft, und eine automatische Ausgabe in standardisierte Formate wie BMEcat ist nicht möglich.

Produktdatenbereitstellung mit Semaino skalieren

Wenn die manuelle Pflege von Excel-Dateien an ihre Grenzen stößt, weil der manuelle Aufwand (siehe oben) zu hoch ist, Empfänger verschiedene Formate erwarten, Klassifikationen sich ändern oder tägliche Aktualisierungen gefordert werden, brauchen Sie einen strukturierten Prozess statt einer Tabellenkalkulation. Wir unterstützen B2B-Unternehmen dabei, Produktdaten zuverlässig, normkonform und skalierbar bereitzustellen.

Mit dem ecatDESIGNER bilden wir die Umsetzung von Produktdaten in unterschiedliche Formate und Klassifikationen ab, von BMEcat über ETIM bis ECLASS, als Exceldatei mit mehreren Tabellenblättern usw. ohne manuelle Nacharbeit bei jedem Empfänger.
Wir unterstützen Sie bei der Analyse Ihres aktuellen Datenstands und der Definition sauberer Datenprozesse, von der Quelldatenpflege bis zur automatisierten Auslieferung.
Unsere Softwarelösungen prüfen Pflichtmerkmale, validieren Klassifikationszuordnungen und melden Fehler, bevor sie beim Empfänger ankommen.
Wir begleiten Sie bei Klassifikationsmigrationen, wenn neue Versionen von ETIM oder ECLASS erscheinen und bestehende Klassen angepasst werden müssen.
Für Unternehmen ohne internes Know-how übernehmen wir die Katalogerstellung vollständig als Dienstleistung.

Wenn Sie wissen möchten, wie ein strukturierter Produktdatenprozess für Ihr Unternehmen aussehen kann, stehen wir Ihnen für ein Beratungsgespräch zur Verfügung.