Was ist Produktdatenmanagement und wo fängt man am besten an?

Jens Bröking · 18 Aug. 2026

Produktdatenmanagement bezeichnet die systematische Erfassung, Pflege, Strukturierung und Verteilung von Produktinformationen entlang der gesamten Lieferkette. Es umfasst alle Prozesse, die sicherstellen, dass Produktdaten vollständig, konsistent und in den richtigen Formaten bei Handelspartnern, Marktplätzen und Kunden ankommen. Wer im B2B-Handel digital wettbewerbsfähig bleiben möchte, kommt an einem strukturierten Umgang mit Produktdaten nicht vorbei. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Fragen rund um Einstieg, Methoden und typische Stolperstellen.

Welche Daten gehören eigentlich zum Produktdatenmanagement?

Zum Produktdatenmanagement gehören alle Informationen, die ein Produkt eindeutig beschreiben und für den Handel nutzbar machen: Stammdaten wie Artikelnummer, Bezeichnung und Maße, technische Merkmale, Klassifikationsdaten, Preis- und Logistikinformationen sowie Mediendaten wie Bilder und Datenblätter. Im B2B-Kontext kommen zusätzlich kundenspezifische Preise und normkonforme Klassifikationen hinzu.

In der Praxis lassen sich die relevanten Datentypen in drei Gruppen einteilen:

Beschreibende Stammdaten: Artikelbezeichnung, Kurztext, Langtext, Artikelnummer, GTIN, Hersteller, Marke
Technische und klassifikatorische Daten: Merkmale und Merkmalswerte gemäß Standards wie ETIM oder ECLASS, Produktgruppen, Kategoriezuordnungen
Logistik- und Preisdaten: Gewicht, Abmessungen, Verpackungseinheiten, Listenpreise, kundenspezifische Konditionen

Hinzu kommen Mediendaten wie Produktbilder, technische Zeichnungen und Sicherheitsdatenblätter. Im digitalen Handel werden diese Daten nicht mehr nur intern genutzt, sondern aktiv an Handelspartner, E-Procurement-Systeme und Marktplätze übertragen. Vollständige und konsistente Stammdaten sind dabei eine Grundvoraussetzung, um überhaupt akzeptiert zu werden.

Warum scheitern viele Unternehmen an der Produktdatenpflege?

Viele Unternehmen scheitern an der Produktdatenpflege, weil Daten dezentral in verschiedenen Systemen gepflegt werden, Verantwortlichkeiten unklar sind und manuelle Prozesse bei wachsendem Produktportfolio nicht mehr skalieren. Das Ergebnis sind inkonsistente, unvollständige oder veraltete Produktinformationen, die zu Fehlern im Datenaustausch und zu Ablehnungen durch Handelspartner führen.

Konkret zeigen sich folgende Muster immer wieder:

Dezentrale Datenhaltung: Artikeldaten liegen im ERP, Texte in Excel, Bilder auf Netzlaufwerken. Keine Quelle ist vollständig.
Manuelle Aufbereitung: Wer Produktdaten manuell in Tabellen pflegt und daraus Kataloge erstellt, erzeugt fehleranfällige Prozesse. Bei größeren Produktportfolios entstehen Inkonsistenzen und erheblicher Zeitaufwand. Spätestens, wenn die Erstellung eines Jahreskatalogs 13 Monate in Anspruch nimmt, sollte der Prozess komplett überarbeitet werden.
Veraltete Klassifikationsversionen: Klassen in Standards wie ETIM oder ECLASS werden regelmäßig gelöscht, verschoben oder verfeinert. Wer mit einer alten Version arbeitet, riskiert, dass Produkte in nicht mehr gültigen Klassen klassifiziert sind.
Unterschätzte Datenqualität: Unternehmen, die nur die technische Struktur erfüllen, aber Pflichtfelder leer lassen, erhalten schlechte Bewertungen oder werden von Plattformen abgelehnt.

Ein weiterer häufiger Fehler ist die Verwechslung von Format und Klassifikation. BMEcat ist ein Übertragungsformat, ECLASS und ETIM sind Klassifikationssysteme. Ein BMEcat-Katalog kann ECLASS-Daten enthalten, aber beides sind separate Konzepte mit unterschiedlichen Aufgaben. Wer sagt „wir liefern in ETIM“, meint oft „wir liefern einen BMEcat mit ETIM-Klassifikation“. Diese Ungenauigkeit führt zu Missverständnissen mit Handelspartnern und fehlerhaften Datenlieferungen.

Was ist der Unterschied zwischen PIM-System und Produktdatenmanagement?

Produktdatenmanagement ist der übergeordnete Prozess, ein PIM-System ist ein Werkzeug zur Umsetzung dieses Prozesses. Ein PIM (Product Information Management) ist eine Software zur zentralen Verwaltung von Produktdaten, beispielsweise Akeneo, Centric PXM oder Viamedici. Produktdatenmanagement hingegen beschreibt die gesamte organisatorische und technische Disziplin, die weit über die Software hinausgeht.

Ein PIM-System löst das Problem der zentralen Datenhaltung. Es beantwortet die Frage: Wo pflegen wir unsere Produktdaten? Produktdatenmanagement beantwortet darüber hinaus: Wie strukturieren wir die Daten? Welche Formate benötigen unsere Partner? Wie automatisieren wir die Ausleitung? Wie stellen wir Datenqualität sicher?

In der Praxis ergänzen sich beide. Viele Unternehmen nutzen ein PIM-System als zentrale Datenbasis und setzen zusätzliche Werkzeuge ein, um daraus die Produkt- und Katalogdaten abzuleiten, die ihre Kunden und Partner benötigen. Das Mapping der internen Datenstruktur auf externe Formate und Klassifikationen ist dabei ein eigener, oft unterschätzter Aufwand.

Welche Datenformate und Standards muss man im B2B kennen?

Im B2B-Produktdatenaustausch sind zwei Kategorien relevant: Katalogformate, die das Übertragungsformat definieren, und Klassifikationsstandards, die Produkte einheitlich beschreiben. Die wichtigsten Katalogformate sind BMEcat, GS1/XML, Datanorm und FAB-DIS. Die relevantesten Klassifikationsstandards sind ETIM und ECLASS.

Katalogformate im Überblick

BMEcat ist aktuell das meistgenutzte Austauschformat für elektronische Produktkataloge im B2B-Bereich und wird von den meisten Handelsplattformen und E-Procurement-Systemen akzeptiert. Datanorm ist ein älteres Format, das vor allem im Sanitär-, Heizungs- und Elektrohandwerk verbreitet ist. FAB-DIS wird im Elektrogroßhandel eingesetzt. GS1/XML ist der internationale Standard für den Datenaustausch im Konsumgüterbereich und wird zunehmend auch im technischen Handel relevant.

Klassifikationsstandards im Überblick

ETIM ist der führende Klassifikationsstandard im Elektro- und Haustechnikbereich und beschreibt Produkte mit einheitlichen Merkmalen und Merkmalswerten. ECLASS ist ein branchenübergreifender Standard, der besonders im Maschinen- und Anlagenbau sowie im technischen Handel eingesetzt wird. Proficl@ss spielte früher eine Rolle im Sanitär- und Heizungsbereich, ist aber weitgehend im ETIM-Standard aufgegangen.

Für Unternehmen, die Marktplätze wie Amazon Business erschließen möchten, kommen plattformspezifische Anforderungen hinzu, die eigene Attributstrukturen und Kategorieschemata mitbringen. Wer die geforderten Attribute nicht schnell und korrekt liefern kann, bleibt diesen Kanälen verschlossen.

Wie startet man strukturiert mit dem Produktdatenmanagement?

Strukturiert mit dem Produktdatenmanagement zu starten bedeutet: zuerst den Ist-Zustand analysieren, dann den Soll-Zustand definieren, anschließend Struktur und Mapping aufbauen und schließlich Prozesse automatisieren. Der einmalige Aufwand für Struktur und Mapping ist hoch, der laufende Betrieb wird zur Routine.

Ein bewährter Einstieg folgt vier Schritten:

Ist-Analyse: Welche Produktdaten existieren, wo liegen sie, wie vollständig sind sie? Welche Formate fordern aktuelle und potenzielle Handelspartner? Welche Daten sind vorhanden und welche müssen zusätzlich bereitgestellt werden, um die Anforderungen zu erfüllen?
Struktur und Mapping: Die interne Datenstruktur wird auf die Felder der Zielformate und Klassifikationen abgebildet. Dieser Schritt erfordert den größten Aufwand und sollte sorgfältig dokumentiert werden.
Ausgabekonfiguration: Format, Klassifikation und enthaltene Produkte werden für jeden Empfänger oder Kanal definiert.
Automatisierung: Import aktueller Daten und Export der Kataloge werden als wiederkehrender Workflow abgebildet, sodass manuelle Eingriffe auf ein Minimum reduziert werden.

Wichtig ist, nicht mit dem komplexesten Kanal zu beginnen. Ein realistischer Einstieg ist die Belieferung eines einzelnen Handelspartners mit einem definierten Format. Sobald dieser Prozess stabil läuft, lassen sich weitere Kanäle und Formate ergänzen.

Wann lohnt sich externer Support beim Produktdatenmanagement?

Externer Support beim Produktdatenmanagement lohnt sich, wenn intern das fachliche Know-how für Datenformate und Klassifikationsstandards fehlt, wenn ein Projekt unter Zeitdruck steht oder wenn die Datenmenge und -komplexität interne Kapazitäten übersteigt. Besonders beim Einstieg in neue Kanäle oder bei der Erstklassifikation eines großen Produktportfolios ist spezialisierte Unterstützung sinnvoll.

Konkrete Situationen, in denen externer Support einen messbaren Mehrwert bringt:

Ein neuer Handelspartner fordert Daten in einem Format, das intern niemand kennt
Das Produktportfolio soll erstmals vollständig nach ETIM oder ECLASS klassifiziert werden
Interne Ressourcen sind gebunden und ein Katalogprojekt hat einen festen Abgabetermin
Bestehende Prozesse erzeugen wiederholt Fehler, deren Ursache intern nicht identifiziert werden kann
Ein Unternehmen möchte auf Amazon Business oder andere Marktplätze mit strengen Datenanforderungen expandieren

Externer Support kann dabei unterschiedliche Formen annehmen: von der einmaligen Beratung zur Prozessanalyse über die Übernahme der Katalogproduktion bis hin zur dauerhaften Begleitung bei der Weiterentwicklung der Datenarchitektur. Entscheidend ist, dass der externe Partner nicht nur technisches Wissen mitbringt, sondern auch die branchenspezifischen Standards und deren aktuelle Versionen kennt.

Produktdatenmanagement mit semaino strukturiert umsetzen

Wir begleiten Hersteller und Händler seit über 20 Jahren dabei, Produktdaten strukturiert aufzubereiten und in den richtigen Formaten an Partner, Plattformen und Marktplätze auszuleiten. Unser Ansatz verbindet Softwarelösungen mit konkreter Beratung, damit Produktdatenmanagement nicht beim Konzept bleibt, sondern im Tagesgeschäft funktioniert.

Analyse des Ist-Zustands Ihrer Produktdaten und Definition eines realistischen Soll-Zustands
Unterstützung beim Mapping Ihrer internen Datenstruktur auf Formate wie BMEcat, GS1/XML, Datanorm oder FAB-DIS
Klassifikation nach ETIM und ECLASS in aktuellen Versionen, damit Ihre Daten bei Empfängern verwertbar sind
Automatisierung von Import- und Exportprozessen mit dem ecatDesigner, der als Datendrehscheibe zwischen PIM, ERP und Ausgabekanälen arbeitet
Vollständige Katalogerstellung für Unternehmen, die fehlendes internes Know-how durch Spezialisten ausgleichen möchten
Aktive Mitarbeit in nationalen und internationalen Normungsgremien, damit unsere Kunden immer mit aktuellen Standards arbeiten

Wenn Sie wissen möchten, wo Ihre Produktdaten heute stehen und welche Schritte als Nächstes sinnvoll sind, sprechen Sie uns an. Ein Beratungsgespräch hilft, den konkreten Handlungsbedarf zu klären.