Wie lassen sich Produktdaten aus verschiedenen Systemen standardisieren?

Jens Bröking · 14 Sep. 2026

Produktdaten aus verschiedenen Systemen lassen sich standardisieren, indem Sie ein einheitliches Datenmodell definieren, Klassifikationsstandards wie ECLASS oder ETIM als gemeinsame Sprache einsetzen und eine zentrale Datendrehscheibe nutzen, die Formate wie BMEcat, Datanorm oder GS1 XML automatisch ineinander überführt. Der Schlüsselpunkt dabei ist nicht die Technologie allein, sondern die Kombination aus klaren Prozessen, definierten Verantwortlichkeiten und normkonformen Austauschformaten. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Fragen, die B2B-Unternehmen auf diesem Weg begegnen.

Warum entstehen Inkonsistenzen beim Zusammenführen von Produktdaten aus mehreren Systemen?

Inkonsistenzen entstehen, weil verschiedene Systeme wie ERP, Warenwirtschaft oder CRM dieselben Produktdaten in unterschiedlichen Strukturen, Formaten und Granularitätsstufen speichern. Wenn kein zentrales Datenmodell existiert, pflegt jedes System seine eigene Wahrheit, und beim Zusammenführen prallen diese Versionen aufeinander.

Konkret bedeutet das: Ein Artikel kann im ERP-System unter einer internen Artikelnummer geführt werden, im Webshop unter einer anderen Bezeichnung erscheinen und im Lieferantenkatalog wiederum abweichende Merkmale aufweisen. Pflichtmerkmale werden nicht systemübergreifend geprüft, Merkmalswerte nicht gegen Wertelisten validiert, und Freigabeworkflows lassen sich in einfachen Tabellenstrukturen nicht abbilden.

Hinzu kommt die Frage der Verantwortlichkeit: Wenn mehrere Abteilungen Produktdaten pflegen, ohne dass dokumentierte Prozesse existieren, entstehen zwangsläufig redundante und widersprüchliche Datensätze. Falsche Artikelinformationen führen dann zu Fehllieferungen, erhöhtem Klärungsaufwand und letztlich zu unzufriedenen Kunden. Je mehr Vertriebskanäle ein Unternehmen bedient, desto schneller wächst diese Komplexität.

Welche Rolle spielen Klassifikationsstandards wie ECLASS und ETIM bei der Standardisierung?

Klassifikationsstandards wie ECLASS und ETIM liefern eine gemeinsame Produktsprache, auf die sich Hersteller, Händler und Marktplätze einigen können. Sie definieren, welche Merkmale ein Produkt einer bestimmten Kategorie haben muss, welche Werte zulässig sind und wie diese Merkmale benannt werden. Ohne diesen gemeinsamen Rahmen bleibt jede Datenstandardisierung oberflächlich.

ECLASS ist der international verbreitete Standard für die Klassifikation und Beschreibung von Produkten und Dienstleistungen. Er strukturiert Produkte in einer hierarchischen Klassensystematik und definiert für jede Klasse verbindliche Merkmale mit normierten Einheiten und Wertelisten. ECLASS wird branchenübergreifend eingesetzt und ist besonders im technischen Großhandel sowie in der Industrie relevant.

ETIM ist speziell auf die Elektro- und Haustechnikbranche ausgerichtet und hat sich dort als führender Standard etabliert. Proficl@ss spielte früher eine ähnliche Rolle, ist aber inzwischen weitgehend in ETIM aufgegangen und damit für die meisten Anwendungsfälle nicht mehr separat relevant.

Praktisch bedeutet der Einsatz dieser Standards: Wenn ein Hersteller seine Produkte nach ECLASS klassifiziert, kann ein Händler diese Daten direkt in sein System übernehmen, ohne Merkmale manuell neu zuzuordnen. Das reduziert den Aufwand bei der Datenübernahme erheblich und verbessert gleichzeitig die Datenqualität, weil Pflichtmerkmale und Wertelisten vorgegeben sind.

Wie funktioniert die technische Konvertierung zwischen Formaten wie BMEcat, Datanorm und GS1 XML?

Die technische Konvertierung zwischen Produktdatenformaten funktioniert über Mapping-Regeln, die festlegen, welches Feld im Quellformat welchem Feld im Zielformat entspricht. Eine spezialisierte Software liest die Quelldaten ein, wendet diese Regeln an und gibt die Daten im gewünschten Zielformat aus. Dabei müssen strukturelle Unterschiede zwischen den Formaten systematisch überbrückt werden.

Die wichtigsten Formate im Überblick

BMEcat ist der dominierende Standard im technischen B2B-Großhandel im DACH-Raum. Er basiert auf XML und unterstützt umfangreiche Produktbeschreibungen inklusive Klassifikationen, Merkmalen und Preisstrukturen. BMEcat ist das Format, das die meisten deutschen Händler und Hersteller im technischen Bereich beherrschen müssen.

Datanorm ist einfacher strukturiert und auf Artikel- und Preiskataloge im SHK- und Elektrobereich in Deutschland ausgerichtet. Es ist weniger ausdrucksstark als BMEcat, aber in bestimmten Branchen nach wie vor weit verbreitet.

GS1 XML ist der internationale Standard der GS1-Organisation, der insbesondere im Konsumgüterbereich, in der Lebensmittelbranche und im Einzelhandel eingesetzt wird. Er unterstützt neben Produktbeschreibungen auch GTIN-Identifikatoren, Logistikdaten und zunehmend Nachhaltigkeitsinformationen.

Was die Konvertierung technisch erfordert

Die Herausforderung bei der Konvertierung liegt darin, dass die Formate unterschiedliche Datenmodelle haben. BMEcat kennt zum Beispiel Merkmalsgruppen und Klassifikationsreferenzen, die in Datanorm keine direkte Entsprechung haben. Eine saubere Konvertierung erfordert daher nicht nur ein technisches Mapping, sondern auch eine inhaltliche Entscheidung darüber, welche Informationen im Zielformat wie abgebildet werden. Ein B2B-Händler muss heute je nach Branche und Kundenbasis zwischen fünf und fünfzehn verschiedenen Produktdatenformaten beherrschen, was den Einsatz einer automatisierten Konvertierungslösung praktisch unumgänglich macht.

Was ist der Unterschied zwischen einem PIM-System und einer Datendrehscheibe?

Ein PIM-System (Product Information Management) ist das zentrale Repository, in dem Produktdaten gepflegt, angereichert und verwaltet werden. Eine Datendrehscheibe ist kein Datenspeicher, sondern ein Konvertierungs- und Verteilungswerkzeug: Sie nimmt Daten aus einem oder mehreren Quellsystemen entgegen, transformiert sie in das gewünschte Zielformat und leitet sie an Empfänger weiter.

Beide Werkzeuge erfüllen unterschiedliche Aufgaben und ergänzen sich in der Praxis. Das PIM-System stellt sicher, dass Produktdaten vollständig, korrekt und konsistent gepflegt sind. Die Datendrehscheibe stellt sicher, dass diese Daten in der richtigen Form beim richtigen Empfänger ankommen, egal ob dieser BMEcat, GS1 XML, Datanorm oder ein anderes Format erwartet.

Viele Unternehmen setzen eine Datendrehscheibe als Ergänzung zu ihrem bestehenden PIM-System ein, weil PIM-Systeme in der Regel nicht alle Ausgabeformate nativ unterstützen. Die Datendrehscheibe übernimmt dann die Formatkonvertierung, die Klassifikationsmigration und die kanalspezifische Aufbereitung der Daten, ohne dass das PIM-System dafür angepasst werden muss.

Welche Anforderungen stellen B2B-Marktplätze wie Amazon Business an standardisierte Produktdaten?

B2B-Marktplätze wie Amazon Business stellen strenge Anforderungen an Vollständigkeit, Struktur und Aktualität von Produktdaten. Fehlende Pflichtmerkmale, falsche Einheiten oder nicht normkonforme Klassifikationen führen dazu, dass Produkte nicht gelistet werden. Wer diese Anforderungen nicht erfüllt, bleibt diesen Kanälen schlicht verschlossen.

Konkret bedeutet das: Jede Produktkategorie hat ein definiertes Set an Pflichtattributen, die vollständig und korrekt befüllt sein müssen. Dazu kommen Anforderungen an Bildformate, Beschreibungslängen und die Verwendung standardisierter Identifikatoren wie GTIN oder EAN. Viele Marktplätze erwarten heute tägliche Datenaktualisierungen, während früher ein bis zwei Kataloge pro Jahr ausreichten.

Für Unternehmen, die bisher nur klassische Handelskanäle bedient haben, ist dieser Qualitätssprung oft erheblich. Die Daten müssen nicht nur inhaltlich korrekt sein, sondern auch technisch in dem Format vorliegen, das der Marktplatz akzeptiert. Wer Produktdaten nicht strukturiert und verlässlich bereitstellen kann, verliert Wettbewerbsvorteile gegenüber Lieferanten, die ihre Kataloge automatisiert und normkonform ausliefern.

Wie lässt sich ein nachhaltiger Standardisierungsprozess für Produktdaten aufbauen?

Ein nachhaltiger Standardisierungsprozess für Produktdaten beginnt mit einer systematischen Bestandsaufnahme: Welche Produktdaten werden für welche Zwecke benötigt? Welche Daten sind in welchem System vorhanden, und wie vollständig und verlässlich sind sie? Erst auf Basis dieser Analyse lassen sich sinnvolle Maßnahmen ableiten.

Der Aufbau eines solchen Prozesses umfasst typischerweise folgende Schritte:

Ist-Analyse: Erfassung aller Datenquellen, Systeme und Formate, die im Unternehmen im Einsatz sind. Identifikation von Lücken, Redundanzen und Qualitätsproblemen.
Soll-Definition: Festlegung, welche Datenqualität für welche Kanäle und Empfänger erforderlich ist. Definition eines einheitlichen Datenmodells und der relevanten Klassifikationsstandards.
Prozess- und Verantwortlichkeitsdefinition: Klärung, wer für die Datenpflege zuständig ist, welche Workflows gelten und wie Freigaben organisiert werden. Ohne dokumentierte Prozesse und klare Verantwortlichkeiten bleibt jede Standardisierung fragil.
Technische Umsetzung: Einführung geeigneter Werkzeuge für die Datenpflege, Konvertierung und Verteilung. Anbindung an Kunden- und Distributoren-Systeme über normkonforme Austauschformate.
Kontinuierliche Pflege: Klassifikationsstandards wie ECLASS werden regelmäßig aktualisiert, Marktplatzanforderungen ändern sich, neue Vertriebskanäle kommen hinzu. Ein nachhaltiger Prozess muss diese Veränderungen systematisch aufnehmen können.

Da Stammdatenmanagement immer ein abteilungsübergreifendes Projekt ist, reicht es nicht, die Aufgabe an eine einzelne Abteilung zu delegieren. Einkauf, Vertrieb, Marketing und IT müssen gemeinsam an einem Strang ziehen, und die strategische Planung der elektronischen Kommunikation mit Kunden- und Distributoren-Systemen muss von Anfang an mitgedacht werden.

Produktdaten standardisieren mit semaino: Von der Analyse bis zur Auslieferung

Wir bei semaino begleiten B2B-Unternehmen durch den gesamten Standardisierungsprozess, von der ersten Bestandsaufnahme bis zur automatisierten Auslieferung normkonformer Produktdaten an Händler, Marktplätze und E-Procurement-Systeme. Dabei verbinden wir technische Werkzeuge mit fundierter Beratung, weil beides zusammengehört.

Stammdatenberatung: Wir analysieren Ihre bestehenden Datenflüsse, identifizieren Qualitätslücken und definieren gemeinsam mit Ihnen Pflegeprozesse und Verantwortlichkeiten.
damexSuite: Unsere Softwarelösung unterstützt alle gängigen Formate wie BMEcat, GS1 XML, Datanorm und FAB-DIS sowie die Anbindung an Klassifikationsstandards wie ECLASS und ETIM.
ecatDesigner als Datendrehscheibe: Wir setzen den ecatDesigner als Ergänzung zu bestehenden PIM-Systemen ein, um Produkt- und Katalogdaten kanalspezifisch auszuleiten, ohne das Quellsystem anzupassen.
Aktive Normungsarbeit: Wir arbeiten aktiv an nationalen, europäischen und internationalen Standards mit, sodass unsere Kunden bei Formatänderungen und neuen Anforderungen immer auf dem aktuellen Stand sind.
Katalogservice: Für Unternehmen ohne internes Know-how übernehmen wir die vollständige Katalogerstellung und -aufbereitung.

Wenn Sie wissen möchten, wie ein strukturierter Einstieg in die Produktdatenstandardisierung für Ihr Unternehmen aussehen kann, stehen wir Ihnen gerne für ein Beratungsgespräch zur Verfügung.