Elektronische Kataloge erstellen: Welche Abteilungen beteiligt sind und was sie beitragen

Jens Bröking · 07 Sep. 2026

Wer elektronische Kataloge erstellen möchte, stellt schnell fest: Die Aufgabe lässt sich nicht in einer einzigen Abteilung lösen. Produktdaten, Preise, technische Klassifikationen und Ausgabeformate kommen aus unterschiedlichen Quellen und liegen in unterschiedlichen Systemen. Damit ein elektronischer Produktkatalog vollständig, korrekt und maschinenlesbar beim Empfänger ankommt, müssen mehrere Unternehmensbereiche koordiniert zusammenarbeiten.

Dieser Artikel erklärt, was ein elektronischer Katalog ist, welche Daten er enthält, welche Abteilungen an seiner Erstellung beteiligt sind und wie ein strukturierter Prozess die Zusammenarbeit organisiert. Das Ziel: Sie verstehen, warum Katalogerstellung eine abteilungsübergreifende Aufgabe ist, und können die Verantwortlichkeiten in Ihrem Unternehmen gezielt zuordnen.

Was ist ein elektronischer Katalog und welche Daten enthält er?

Ein elektronischer Katalog ist ein standardisiertes digitales Dokument, das Produktdaten in einem maschinenlesbaren Format strukturiert und austauschbar macht. Anders als ein gedruckter Katalog richtet er sich nicht an einen menschlichen Leser, sondern an ein empfangendes System, das die Daten automatisch verarbeitet.

Der grundlegende Unterschied zum Printkatalog liegt im Empfänger: Während ein Mensch Bilder interpretiert, Schaubilder liest und Informationen aus dem Kontext erschließt, muss ein System exakt definierte Felder mit exakt definierten Werten erhalten. Sender und Empfänger müssen dasselbe Verständnis über die beschreibenden Merkmale teilen, damit der Austausch funktioniert.

Ein typischer elektronischer Produktkatalog im BMEcat-Format enthält zum Beispiel eine Artikelnummer, eine strukturierte Produktbeschreibung, technische Merkmale nach einer Klassifikation wie ECLASS oder ETIM, Preise und Preisbedingungen sowie Mediendateien wie Bilder oder Datenblätter. Alle diese Informationen liegen als strukturierte Datenfelder vor, nicht als Fließtext oder Grafik.

Stammdaten: Artikelnummer, Bezeichnung, Beschreibung, Maßeinheiten
Technische Merkmale: Klassifizierte Attribute nach ECLASS, ETIM oder vergleichbaren Standards
Preisdaten: Listen-, Kunden- oder Aktionspreise, Preisbedingungen
Logistikdaten: Gewicht, Abmessungen, Verpackungseinheiten
Assets: Produktbilder, technische Zeichnungen, Datenblätter

Gängige Formate für den Austausch dieser Katalogdaten sind BMEcat, GS1/XML und Datanorm. Welches Format zum Einsatz kommt, hängt von den Anforderungen des Empfängers ab, also des Kunden, des Marktplatzes oder des E-Procurement-Systems.

Warum die Katalogerstellung eine abteilungsübergreifende Aufgabe ist

Ein häufiges Missverständnis in Unternehmen lautet: Elektronische Kataloge zu erstellen ist eine IT-Aufgabe oder eine Aufgabe des Marketings. Tatsächlich ist keiner dieser Bereiche allein in der Lage, einen vollständigen und korrekten Katalog zu liefern.

Der Grund liegt in der Datenstruktur selbst. Produktdaten im B2B-Bereich sind auf mehrere Systeme verteilt: Technische Beschreibungen und Merkmale liegen im PIM-System, Preise und Kundenbedingungen im ERP-System, Logistikdaten in der Warenwirtschaft, Bilder und Dokumente in einem Asset-Management-System. Keine einzelne Abteilung kontrolliert alle diese Quellen.

Hinzu kommt, dass die Anforderungen an Katalogdaten von außen definiert werden. Ein Kunde, der Daten im BMEcat-Format mit ECLASS-Klassifikation erwartet, stellt konkrete Vorgaben an Struktur, Vollständigkeit und Aktualität. Diese Anforderungen zu verstehen, zu übersetzen und intern umzusetzen, erfordert Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Produktmanagement, IT und Stammdatenverantwortlichen.

Aufbauend auf dem Verständnis, was ein elektronischer Katalog enthält, wird deutlich: Jede Datenkategorie hat eine andere Quelle und damit eine andere verantwortliche Stelle im Unternehmen. Ohne klare Zuordnung entstehen Lücken, Fehler und Verzögerungen.

Welche Abteilungen beteiligt sind und was sie konkret beitragen

Die Erstellung eines elektronischen Produktkatalogs verteilt sich auf mehrere Unternehmensbereiche, die jeweils spezifische Dateninhalte und Kompetenzen einbringen.

Produktmanagement und Stammdatenpflege

Das Produktmanagement verantwortet die inhaltliche Qualität der Produktdaten. Es stellt sicher, dass Artikelbezeichnungen korrekt sind, Beschreibungen vollständig vorliegen und technische Merkmale nach den relevanten Klassifikationen wie ECLASS oder ETIM gepflegt sind. Ohne diese Grundlage kann kein Katalog korrekt ausgeleitet werden.

Vertrieb und Kundenmanagement

Der Vertrieb kennt die Anforderungen der Kunden. Er weiß, welche Formate ein bestimmter Abnehmer erwartet, ob kundenspezifische Preise notwendig sind und welche Produkte für welchen Empfänger relevant sind. Diese Informationen bestimmen, wie ein Katalog konfiguriert wird und welche Ausleitungen Priorität haben.

IT und Systemintegration

Die IT-Abteilung stellt die technische Infrastruktur bereit. Sie konfiguriert die Schnittstellen zwischen PIM-System, ERP und dem Katalogwerkzeug, sorgt für automatisierte Datenflüsse und stellt sicher, dass Kataloge in definierten Intervallen aktualisiert und übertragen werden.

Einkauf und Logistik

Einkauf und Logistik liefern Daten zu Verpackungseinheiten, Gewichten, Abmessungen und Lieferbedingungen. Diese Informationen sind für viele Empfänger, insbesondere E-Procurement-Systeme, Pflichtfelder im Katalog.

Marketing und Medienproduktion

Das Marketing stellt Produktbilder, technische Zeichnungen und Datenblätter bereit. Die Qualität und Vollständigkeit dieser Assets beeinflusst direkt, ob ein Katalog von einem Kunden oder Marktplatz akzeptiert wird.

Typische Schnittstellenprobleme zwischen den Abteilungen

Selbst wenn alle Abteilungen grundsätzlich bereit sind, an der Katalogerstellung mitzuwirken, entstehen in der Praxis regelmäßig Probleme an den Übergabepunkten zwischen den Bereichen.

Ein häufiges Problem ist die fehlende Einigkeit über Attribute und deren Bedeutung. Wenn das Produktmanagement ein Merkmal unter einem anderen Namen führt als das ERP-System, entstehen beim Mapping Fehler oder Lücken. Ein Glossar, das definiert, welches Attribut welche Bedeutung hat, ist deshalb eine wichtige Voraussetzung für eine funktionierende Katalogerstellung.

Ein weiteres typisches Problem betrifft die Aktualität von Preisdaten. Preise ändern sich häufig, und wenn der Prozess zur Katalogaktualisierung nicht klar geregelt ist, enthält ein ausgeleiteter Katalog veraltete Konditionen. Das führt zu Rückfragen, Stornierungen und Vertrauensverlust beim Kunden.

Unklare Zuständigkeiten: Wer ist verantwortlich, wenn Daten fehlen oder fehlerhaft sind?
Inkonsistente Datenstrukturen zwischen PIM und ERP
Fehlende oder veraltete Assets, die Kataloglieferungen blockieren
Unbekannte Kundenanforderungen, die erst beim Ausleiten sichtbar werden
Keine definierten Aktualisierungsintervalle für Preis- und Produktdaten

Diese Probleme sind nicht technischer Natur, sondern organisatorischer. Sie entstehen, weil Prozesse und Verantwortlichkeiten nicht klar definiert sind, bevor die eigentliche Katalogarbeit beginnt.

Wie ein strukturierter Prozess die Zusammenarbeit koordiniert

Ein strukturierter Prozess zur Katalogerstellung beginnt nicht mit dem Werkzeug, sondern mit der Klärung von Fragen: Welche Ausleitungen sollen erstellt werden? Welche Formate und Klassifikationen sind gefordert? Welche Datenquellen liefern welche Inhalte? Und wer ist für welchen Schritt verantwortlich?

Bewährt hat sich ein Vorgehen in klar definierten Phasen. Zunächst erstellt das Unternehmen eine Prioritätsliste der zu erstellenden Kataloge und klärt, welche Ausleitungen bereits existieren. Dann folgt eine Datenanalyse, bei der der Ist-Zustand der vorhandenen Daten bewertet wird: Sind die benötigten Attribute vollständig gepflegt? Liegen Assets in der richtigen Qualität vor? Sind Preise aktuell und korrekt zugeordnet?

Auf Basis dieser Analyse werden Prozesse und Schnittstellenkonfigurationen definiert. Dabei wird festgelegt, wie Daten aus PIM und ERP zusammengeführt werden, in welchem Rhythmus Kataloge aktualisiert werden und wer bei Datenfehlern zuständig ist. Erst dann beginnt die technische Umsetzung, typischerweise mit einem ersten Katalog als Pilotprojekt.

Drei Erfolgskriterien bestimmen, ob ein Katalogprozess dauerhaft funktioniert:

Datenqualität: Die benötigten Daten sind vollständig, korrekt und entsprechen den Anforderungen des Empfängers.
Klare Ausgabedefinition: Format, Version, Klassifikation und Aktualisierungsintervall sind vorab festgelegt.
Prozessintegration: Die Katalogerstellung ist in die innerbetrieblichen Abläufe eingebettet, mit klaren Verantwortlichkeiten und definierten Eskalationswegen.

Einmal aufgesetzte Mappings zwischen internen Datenstrukturen und Zielformaten können für verschiedene Kataloge wiederverwendet werden. Das reduziert den Aufwand bei jeder weiteren Ausleitung erheblich und macht den Prozess skalierbar, auch wenn neue Kunden oder Marktplätze hinzukommen.

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