Lieferantendaten in unterschiedlichen Formaten: So behalten Unternehmen den Überblick

Jens Bröking · 29 Okt. 2026

Lieferantendaten kommen selten in einem einheitlichen Format an. Wer als Handelsunternehmen Artikel von zehn verschiedenen Lieferanten bezieht, erhält häufig elf unterschiedliche Datenstrukturen:

BMEcat-Kataloge, gerne in unterschiedlichen Standards und verschiedenen Ausprägungen
DATANORM-Dateien,
Excel-Tabellen mit einem oder mehreren verketteten Arbeitsblättern, gerne auch mit Makros dabei,
CSV-Exporte mit unterschiedlichster Codierung, verschiedenen Trenn- und Begrenzungszeichen oder gar
proprietäre XML-Formate.

Diese Vielfalt ist kein Ausnahmefall, sondern der Normalzustand im B2B-Stammdatenmanagement.

Das Problem entsteht nicht beim Empfang der Daten, sondern beim Versuch, sie in interne Systeme zu übernehmen und für Webshops, E-Procurement-Plattformen oder Marktplätze nutzbar zu machen.

Diese Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie unterschiedlich strukturierte Lieferantendaten systematisch erfassen, vereinheitlichen, prüfen und in Ihre Zielsysteme überführen. Das Ziel ist ein stabiler, weitgehend automatisierter Prozess, der Fehler reduziert und den manuellen Aufwand dauerhaft senkt.

Lieferantenformate und ihre typischen Unterschiede erfassen

Bevor Sie Lieferantendaten verarbeiten können, müssen Sie wissen, was Sie tatsächlich empfangen. Erstellen Sie eine strukturierte Übersicht aller aktiven Lieferanten und der Formate, in denen diese ihre Produktdaten liefern. Diese Bestandsaufnahme ist die Grundlage für alle weiteren Schritte.

Listen Sie alle Lieferanten auf und dokumentieren Sie das jeweilige Lieferformat: BMEcat (welche Version und welche Variante), DATANORM (4.0 oder 5.0), FAB-DIS (2.3 oder 3.0), CSV, Excel oder was auch immer (Mancher meinte, eine PDF Katalog reicht als elektronischer Katalog aus…)
Notieren Sie, welche Klassifikationen die Lieferanten verwenden: ETIM, ECLASS oder keine Klassifikation. Beachten Sie dabei, dass Klassifikationen wie ETIM eigenständige Standards sind, die in Übertragungsformate wie FAB-DIS eingebettet werden. Wichtig ist bei den Klassifikationen auch die jeweilige Version, eine Klassifizierung der Daten nach ECLASS 4 ist bei weitem nicht so umfangreich wie eine neuere Version und auch die Klassen selbst bleiben nicht notwendigerweise über die verschiedenen Versionen erhalten.
Erfassen Sie, welche Datenblöcke tatsächlich geliefert werden: kaufmännische Daten, Logistikdaten (Maße, Gewichte, Verpackungseinheiten), Mediendaten (Verweise auf Bilder und Dokumente) sowie regulatorische Angaben wie Nachhaltigkeitsdaten und natürlich ebenfalls wichtig, Zertifikate und Bescheinigungen, Sicherheitsdatenblätter usw.
Identifizieren Sie Lieferanten, die Preiskonditionen separat übermitteln, etwa über das FAB-DIS-Begleitformat CNR für Rabattstrukturen und individuelle Preiskonditionen.

Nach dieser Bestandsaufnahme haben Sie eine klare Übersicht, welche Formate und Versionen im Einsatz sind. Typische Befunde sind Versionskonflikte bei DATANORM, fehlende Klassifikationsdaten bei einem Großteil der Lieferanten und inkonsistente Logistikdaten. Des weiteren sind oft Pflichtfelder nicht befüllt und gerne die Daten selbst reichlich unvollständig, inkonsistent oder gar falsch. Diese Erkenntnisse steuern direkt die nächsten Schritte.

Einheitliche Zielstruktur für Lieferantendaten definieren

Mit der Formatübersicht als Grundlage definieren Sie jetzt das interne Zieldatenmodell: die Struktur, in die alle eingehenden Lieferantendaten überführt werden sollen. Dieses Modell ist Ihr interner Standard, unabhängig davon, was Lieferanten liefern.

Legen Sie fest, welche Pflichtfelder jeder Artikel in Ihrem System haben muss: Artikelnummer, Bezeichnung, GTIN, Preisgruppe, Logistikdaten, Klassifikation und Mediendaten.
Entscheiden Sie, welche Klassifikation intern verbindlich ist. Für die meisten B2B-Handelsunternehmen in technischen Branchen ist ETIM der relevante Standard.
Definieren Sie Regeln für Felder, die Lieferanten unterschiedlich befüllen: Maßeinheiten, Preisstrukturen, Sprachvarianten von Beschreibungen.
Legen Sie fest, wie mit fehlenden Pflichtfeldern umgegangen wird: Sperrung des Artikels, manuelle Nachpflege oder automatische Befüllung mit Standardwerten.

Meist ist die Grundlage der Zielstruktur für Lieferantendaten uneindeutig. Es kommen Mediendaten mit, die gehören in das eventuell vorhandene DAM/MAM, Produktdaten im wesentlichen in ein PIM und Kaufmännische / Logistikdaten sind sowohl für das PIM als auch für ein ERP relevant.

Von daher braucht es eine intelligente Struktur, welche alle diese Punkte abdeckt oder für jedes Ziel eine eigene Struktur, die es ermöglicht, die Lieferantendaten harmonisiert direkt in das passende Systeem zu importieren.

Das Zieldatenmodell muss realistisch sein. Wenn 60 Prozent Ihrer Lieferanten keine ETIM-Klassifikation liefern, müssen Sie entscheiden, ob Sie diese intern nachpflegen oder ob Sie Lieferanten aktiv zur Klassifikation verpflichten. Dokumentieren Sie diese Entscheidungen schriftlich, damit alle Beteiligten nach denselben Regeln arbeiten.

Formatkonvertierung und Mapping systematisch aufsetzen

Mit dem Zieldatenmodell können Sie jetzt für jedes Lieferantenformat ein Mapping aufbauen. Das Mapping beschreibt, welches Quellfeld aus dem Lieferantenformat welchem Zielfeld in Ihrem internen Modell entspricht.

Mapping je Quellformat aufbauen

Beginnen Sie mit den Formaten, die die meisten Lieferanten verwenden. Für BMEcat-Kataloge ist das Mapping in der Regel gut strukturiert, da das Format XML-basiert und klar spezifiziert ist. Bei DATANORM-Dateien müssen Sie auf Versionskonflikte achten und sicherstellen, dass Ihr System die gelieferte Version korrekt interpretiert. FAB-DIS-Dateien basieren auf Excel mit mehreren Tabellenblättern (Blöcken), was die manuelle Bearbeitung erleichtert, bei großen Produktportfolios aber fehleranfällig wird.

Erstellen Sie für jedes Quellformat eine Mapping-Tabelle: Quellfeld, Zielfeld, Transformationsregel (z. B. Einheitenumrechnung, Textnormalisierung).
Behandeln Sie Klassifikationsmappings separat: Wenn ein Lieferant ECLASS liefert, Ihr System aber ETIM erwartet, benötigen Sie ein Crosswalk-Mapping zwischen den Klassifikationen.
Dokumentieren Sie Felder, die im Quellformat nicht vorhanden sind, und legen Sie fest, wie diese Lücken behandelt werden.

Mapping testen und validieren

Testen Sie jedes Mapping mit realen Lieferantendaten, bevor Sie es produktiv schalten. Prüfen Sie, ob alle Pflichtfelder korrekt befüllt werden und ob Transformationsregeln wie erwartet funktionieren. Halten Sie fest, welche Felder systematisch fehlen, denn diese Muster sind Hinweise auf strukturelle Probleme beim Lieferanten.

Datenqualität bei eingehenden Lieferantendaten prüfen

Ein vollständiges Mapping garantiert noch keine guten Daten. Lieferantendaten enthalten häufig inhaltliche Fehler, die erst bei der Validierung sichtbar werden. Richten Sie deshalb eine mehrstufige Qualitätsprüfung ein, bevor Daten in Ihr System übernommen werden.

Syntaxprüfung: Prüfen Sie, ob die gelieferte Datei technisch korrekt aufgebaut ist und eingelesen werden kann. Eine fehlerhafte XML-Struktur oder eine beschädigte XLSX-Datei muss sofort zurückgewiesen werden.
Schemaprüfung: Prüfen Sie, ob die Datei dem Schema des jeweiligen Standards entspricht. Nur eine schemakonforme Datei kann zuverlässig weiterverarbeitet werden.
Inhaltliche Prüfung: Prüfen Sie, ob Pflichtfelder befüllt sind, ob Logistikdaten plausibel sind (z. B. Gewicht größer null), ob Mediendaten korrekt referenziert sind und ob Klassifikationscodes im verwendeten Standard existieren.
Erzeugen Sie nach jeder Prüfung einen strukturierten Fehlerreport, der Fehler und Lücken pro Artikel ausweist. Dieser Report ist die Grundlage für die Kommunikation mit dem Lieferanten.

Wie wollen Sie mit den Fehlern bzw. Inkonsistenzen der Daten umgehen?

Welche Vorgehensweise ist zu wählen wenn die Beschreibungsfelder deutlich zu lang sind?
- Texte lassen sich abschneiden
- Oder Sie können Texte umschreiben lassen
- Oder intelligent extrahieren (z. b. von hinten den letzten Punkt suchen auf den ein Leerzeichen folgt und dort abschneiden
- Dem Lieferanten mitteilen, daß er eine andere Textlänge liefern soll
Was passiert, wenn eine Artikelnummer oder eine EAN fehlt, soll der Artikel aus der weiteren Verarbeitun ausgenommen werden?
Welche Felder sind ein absolutes Muss und das Fehlen jedes einzelnen rechtfertigt, daß das entsprechende Produkt nicht in die Weiterverarbeitung übernommen wird?
Sind alle Datenvariationen vorhanden, so daß alle Pflichtfelder in den Zielen korrekt befüllt werden können?
WIe werden diese Regeln geprüft und deren Ergebnis ermittelt?

Häufige Probleme, die Sie bei dieser Prüfung finden werden: fehlende ETIM-Klassifizierungen, inkonsistente Logistikdaten, falsch referenzierte Mediendaten und manuelle Fehler in Preisgruppen.

Laufenden Datenaustausch mit Lieferanten automatisieren

Einmalige Datenimporte lösen das Problem nicht dauerhaft. Lieferantendaten ändern sich: Preise werden aktualisiert, neue Artikel kommen hinzu, Klassifikationen werden versioniert. Richten Sie deshalb einen automatisierten Prozess ein, der Lieferantendaten regelmäßig abruft, prüft und verarbeitet.

Definieren Sie für jeden Lieferanten einen Aktualisierungsrhythmus: täglich, wöchentlich oder bei Änderung. Orientieren Sie sich dabei an der Änderungsfrequenz des Sortiments.
Richten Sie automatisierte Datenimporte ein, die Lieferantendaten aus definierten Quellen abrufen: FTP-Server, API-Schnittstellen, E-Mail-Anhänge oder Datenpools.
Schalten Sie die Qualitätsprüfung in den automatisierten Prozess ein, sodass fehlerhafte Lieferungen automatisch zurückgehalten und gemeldet werden.
Richten Sie Benachrichtigungen ein, die Ihr Team informieren, wenn eine Lieferung fehlschlägt oder die Fehlerquote einen definierten Schwellenwert überschreitet.

Achten Sie bei der Automatisierung auf Versionswechsel bei Standards. Der Wechsel von FAB-DIS 2.3 auf FAB-DIS 3.0 erfordert strukturelle Anpassungen der Datenprozesse und betrifft Lieferanten, die auf den französischen Markt liefern. Planen Sie solche Versionswechsel frühzeitig ein und testen Sie Ihre Mappings gegen die neue Version, bevor der Lieferant umstellt.

Harmonisierte Daten in Zielsysteme und Kanäle ausspielen

Mit geprüften und harmonisierten Lieferantendaten im internen Zieldatenmodell können Sie diese nun zielgerichtet in Ihre Ausgabekanäle ausspielen. Verschiedene Kanäle stellen unterschiedliche Anforderungen an Format und Struktur.

Leiten Sie aus der zentralen Datenbasis kanalspezifische Ausgaben ab: BMEcat für E-Procurement-Kunden, GS1-XML für den internationalen Handel, CSV oder Excel für Plattformen wie ARGE oder Open Datacheck, FAB-DIS 3.0 für den französischen Markt.
Passen Sie Kataloge an die spezifischen Anforderungen einzelner Kunden oder Marktplätze an: Amazon Business stellt besonders strenge Anforderungen an Attributvollständigkeit und Klassifikationstiefe.
Validieren Sie jede Ausgabe empfängerspezifisch, bevor Sie sie ausliefern. Ein Katalog, der intern korrekt ist, kann für einen bestimmten Empfänger trotzdem unvollständig sein.
Automatisieren Sie die Auslieferung, sodass aktualisierte Daten ohne manuellen Eingriff an alle Kanäle weitergegeben werden.

Ein Hersteller oder Händler, der sowohl im DACH-Raum als auch in Frankreich aktiv ist, benötigt typischerweise sowohl BMEcat als auch FAB-DIS als Ausgabeformate. Der Vorteil einer zentralen Datenbasis liegt darin, dass alle Ausgaben automatisch aus derselben Quelle abgeleitet werden, ohne dass Daten mehrfach gepflegt werden müssen. Prüfen Sie nach der ersten vollständigen Auslieferung, ob alle Kanäle die Daten korrekt verarbeiten.

Wie semaino Sie beim Lieferanten-Onboarding unterstützt

Die beschriebenen Schritte lassen sich manuell umsetzen, erfordern aber erheblichen Aufwand bei der Einrichtung und dauerhaften Pflege. Wir bei semaino unterstützen Handelsunternehmen dabei, diesen Prozess strukturiert aufzubauen und weitgehend zu automatisieren. Unsere Lösungen sind auf den elektronischen Produktdatenaustausch spezialisiert und decken den gesamten Prozess vom Lieferanteneingang bis zur Kanalauslieferung ab.

Anbindung von Datenquellen wie SAP, PIM-Systemen oder Excel an eine zentrale Verarbeitungsplattform
Mapping auf flexible Zielstrukturen per Drag-and-Drop-Oberfläche
Empfängerspezifische Validierung mit detailliertem Fehlerreport vor jeder Auslieferung
Vollständige Automatisierung des Prozesses von zeitgesteuerten Datenimporten
Unterstützung bei Versionswechseln von Klassifikationsstandards inklusive Analyse betroffener Klassen und Anpassung der Mappings

Wenn Sie wissen möchten, wie ein strukturiertes Lieferanten-Onboarding für Ihr Unternehmen konkret aussehen kann, sprechen Sie uns gerne an und vereinbaren Sie ein Erstgespräch.