Excel reicht für die Produktdatenverwaltung nicht mehr aus, weil moderne B2B-Handelsprozesse Datenformate, Klassifikationen und Austauschfrequenzen erfordern, die weit über die Möglichkeiten einer Tabellenkalkulation hinausgehen. Sobald Produktdaten an mehrere Kanäle, Marktplätze oder Kunden mit unterschiedlichen Anforderungen geliefert werden müssen, wird Excel zur Fehlerquelle statt zum Werkzeug. Die folgenden Fragen zeigen, wo die Grenzen konkret liegen und ab wann eine spezialisierte Softwarelösung sinnvoll wird.
Wo scheitert Excel konkret bei der Produktdatenpflege?
Excel scheitert bei der Produktdatenpflege vor allem dort, wo Daten strukturiert, versioniert, formatiert und automatisiert verarbeitet werden müssen. Eine Tabellenkalkulation bietet keine Validierungsregeln für Produktklassifikationen, keine Versionskontrolle bei gleichzeitiger Bearbeitung durch mehrere Personen und keine automatische Ausgabe in standardisierte Formate wie BMEcat oder ETIM.
In der Praxis zeigen sich die Grenzen von Excel bei der Produktdatenpflege auf mehreren Ebenen:
- Fehlende Klassifizierung: Produkte ohne Klassenzuordnung lassen sich zwar per Filter auf leere Felder identifizieren, aber eine systematische Prüfung, ob bestehende Klassifikationen noch zur aktuellen Normversion passen, ist in Excel nicht möglich.
- Keine Merkmalsvalidierung: Ob ein Merkmalswert einer Werteliste entspricht oder ob ein Pflichtmerkmal fehlt, prüft Excel nicht automatisch. Fehler entstehen unbemerkt.
- Manuelle Redundanz: Wenn Artikelstammdaten in mehreren Tabellen gepflegt werden, entstehen zwangsläufig Inkonsistenzen. Preise, Beschreibungen und technische Merkmale laufen auseinander.
- Keine Prozesssteuerung: Freigabeworkflows, Rückmeldungen an Lieferanten oder automatische Importe aus ERP-Systemen lassen sich in Excel nicht abbilden.
Besonders kritisch wird es bei Klassifikationsmigrationen: Wenn eine neue Version einer Klassifikation erscheint, werden Klassen gelöscht, verschoben, verfeinert oder verändert. Neue Merkmale kommen hinzu, Wertelisten ändern sich. In Excel lässt sich dieser Aufwand weder strukturiert erfassen noch systematisch abarbeiten. Das Ergebnis sind unvollständige Produktdaten, die Kunden und Marktplätze ablehnen.
Was passiert mit fehlerhaften Produktdaten im B2B-Handel?
Fehlerhafte Produktdaten im B2B-Handel führen direkt zu Zeitverlust, finanziellem Mehraufwand und unzufriedenen Kunden. Wenn Artikelinformationen unvollständig oder widersprüchlich sind, entstehen Rückfragen, Bestellfehler und Retouren. Im schlimmsten Fall werden Produkte von Marktplätzen oder E-Procurement-Systemen vollständig abgelehnt.
Die Konsequenzen lassen sich in drei Bereiche gliedern:
Operative Folgen
Falsche Artikelinformationen führen zu Fehllieferungen und erhöhtem Klärungsaufwand im Kundenservice. Veraltete Kundenstammdaten verursachen Verzögerungen in der Auftragsabwicklung. Jede manuelle Korrektur bindet Ressourcen, die an anderer Stelle fehlen.
Strategische Folgen
Wer neue Vertriebskanäle wie Amazon Business oder B2B-Marktplätze erschließen möchte, stößt auf strenge Anforderungen an Datenqualität und Datenstruktur.
Fehlende Pflichtmerkmale, falsche Einheiten oder nicht normkonforme Klassifikationen führen dazu, dass Produkte nicht gelistet werden.
Diese Kanäle bleiben verschlossen, solange die Datenbasis nicht den Anforderungen entspricht.
Hinzu kommt, dass Produktdaten im digitalen B2B-Handel zunehmend zum Unternehmensgut werden.
Wer seine Daten nicht strukturiert und verlässlich bereitstellen kann, verliert Wettbewerbsvorteile gegenüber Lieferanten, die ihre Kataloge automatisiert und normkonform ausliefern.
Wie viele Produktdatenformate muss ein Händler heute beherrschen?
Ein B2B-Händler muss heute je nach Branche und Kundenbasis zwischen fünf und fünfzehn verschiedene Produktdatenformate beherrschen. Neben dem weit verbreiteten BMEcat sind Formate wie Datanorm, GS1/XML, , FAB-DIS und branchenspezifische Portallösungen wie ARGE, Open Data Check oder nexmart relevant. Dazu kommen Marktplatzformate wie Amazon und Klassifikationsstandards wie ECLASS, ETIM oder Proficl@ss.
BMEcat ist dabei das meistgenutzte Übertragungsformat im deutschsprachigen Raum. Es definiert, wie Produktdaten strukturiert in einer Datei übertragen werden, von Artikelnummer und Beschreibung bis hin zu Preisen, Logistikdaten und Bildreferenzen.
Klassifikationsstandards wie ECLASS oder ETIM werden in einen BMEcat-Katalog eingebettet und beschreiben die inhaltliche Struktur der Produktmerkmale.
Für Händler bedeutet das:
- Ein und dasselbe Produkt muss in unterschiedlichen Formaten, mit unterschiedlichen Pflichtfeldern und unterschiedlichen Klassifikationsversionen ausgeliefert werden.
- Kunden erwarten heute außerdem eine deutlich höhere Aktualisierungsfrequenz als früher.
- Während früher ein bis zwei Kataloge pro Jahr ausreichten, verlangen viele Marktplätze und Shops heute tägliche Datenaktualisierungen. Wer das mit Excel abbilden möchte, produziert zwangsläufig Fehler und Verzögerungen.
Was ist der Unterschied zwischen einem PIM-System und ecatDesigner ?
Ein PIM-System (Product Information Management) ist das zentrale Repository, in dem Produktdaten gepflegt, strukturiert und verwaltet werden. Eine Software wie ecatDesigner ist ein Transformationswerkzeug: Sie nimmt Daten aus PIM, ERP oder anderen Quellen entgegen und wandelt sie in die Formate und Klassifikationen um, welche Kunden, Marktplätze oder Portale konkret benötigen.
Der Unterschied liegt in der Funktion:
- PIM-System: Pflegt und speichert Produktdaten zentral. Zuständig für Vollständigkeit, Konsistenz und Qualität der Stammdaten. Keine native Ausgabe in Branchenformate wie BMEcat oder ETIM.
- ecatDesigner: Liest Daten aus verschiedenen Quellen, führt Mappings durch, transformiert Merkmale und Werte, prüft gegen empfängerspezifische Anforderungen und liefert fertige Kataloge aus.
In der Praxis ergänzen sich beide Systeme. Viele Unternehmen setzen ecatDesigner als Ergänzung zu ihrem PIM-System ein, um daraus die Produkt- und Katalogdaten abzuleiten, die ihre Kunden benötigen.
Das Mapping von Quellmerkmalen auf Zielmerkmale, die Transformation von Werten, die Einbettung von Klassifikationsdaten und die Prüfung gegen Empfängeranforderungen sind Aufgaben, die ein PIM-System allein nicht übernehmen kann.
Wichtig ist auch die Frage der Datenquellen: ecatDesigner kann gleichzeitig an PIM und ERP angebunden sein. Kundenspezifische Preise kommen aus dem ERP, technische Merkmale aus dem PIM. ecatDesigner führt diese Quellen zusammen und erzeugt daraus einen vollständigen, normkonformen Katalog.
Wann sollte ein Unternehmen Excel durch eine Softwarelösung ersetzen?
Ein Unternehmen sollte Excel für die Produktdatenverwaltung ersetzen, sobald es Daten an mehr als zwei externe Empfänger mit unterschiedlichen Formatanforderungen liefert, Klassifikationsstandards wie ECLASS oder ETIM nutzt oder Lieferantendaten strukturiert übernehmen muss. Spätestens wenn Fehler in Produktdaten regelmäßig zu Rückfragen, Ablehnungen oder manuellen Korrekturen führen, ist der Wechsel überfällig.
Konkrete Signale, die auf einen notwendigen Wechsel hinweisen:
- Marktplätze oder Kunden lehnen Kataloge wegen fehlender oder falscher Attribute ab.
- Die Aktualisierung von Produktdaten dauert Tage statt Stunden, weil mehrere Tabellen manuell synchronisiert werden müssen.
- Neue Vertriebskanäle können nicht erschlossen werden, weil die Datenaufbereitung zu aufwendig ist.
- Klassifikationsversionswechsel (z. B. von ECLASS 9 auf ECLASS 10) lassen sich nicht systematisch abarbeiten.
- Lieferantendaten kommen in unterschiedlichen Formaten an und werden manuell in interne Strukturen übertragen.
Der Aufwand für eine Softwarelösung ist einmalig hoch, vor allem für die Strukturdefinition und das initiale Mapping. Der laufende Betrieb ist danach Routine: Import der aktuellen Daten, automatische Erzeugung der Kataloge, Auslieferung an die Empfänger. Unternehmen, die diesen Schritt früh gehen, bauen eine Datenbasis auf, die neue Kanäle und steigende Komplexität auffängt, anstatt mit jeder neuen Anforderung erneut in manuelle Prozesse zu investieren.
Es gibt allerdings genormte Austauschformate wie Open Data Check oder FAB-DIS, welche auf Excel basieren, die snd damit natürlich nicht gemeint.
Wie Semaino bei der Produktdatenverwaltung unterstützt
Wir wissen aus langjähriger Praxis, dass der Wechsel von Excel zu einer strukturierten Produktdatenverwaltung nicht nur eine Softwarefrage ist, sondern ein Organisationsprojekt. Deshalb begleiten wir Unternehmen von der Analyse des Ist-Zustands bis zur produktiven Nutzung.
- Datendrehscheibe für alle gängigen Formate: Mit dem ecatDesigner bilden wir Mappings auf Standards wie BMEcat, ECLASS, ETIM und Proficl@ss ab und automatisieren die Katalogerstellung für Marktplätze, Portale und Kunden.
- Stammdatenberatung: Wir klären, welche Produktdaten für welche Zwecke benötigt werden, wo Lücken bestehen und wie Pflegeprozesse und Verantwortlichkeiten strukturiert werden sollten.
- Klassifikationsmigration: Bei Versionswechseln von Klassifikationsstandards unterstützen wir bei der Analyse betroffener Klassen, der Identifikation neuer Merkmale und der Umsetzung des neuen Mappings.
- Lieferanten-Onboarding: Wir begleiten den gesamten Prozess der strukturierten Übernahme von Lieferantendaten, von der Datenstrukturanalyse bis zur automatisierten Qualitätsprüfung.
- Katalogservice: Für Unternehmen ohne internes Know-how übernehmen wir die vollständige Katalogerstellung als Dienstleistung.
Wenn Sie wissen möchten, welche Schritte für Ihr Unternehmen konkret sinnvoll sind, sprechen Sie uns an. Ein Beratungsgespräch hilft dabei, den tatsächlichen Aufwand realistisch einzuschätzen und einen strukturierten Einstieg zu planen.