Ein PIM-System (Product Information Management) ist eine zentrale Softwarelösung, in der Unternehmen ihre Produktdaten strukturiert pflegen, verwalten und für verschiedene Ausgabekanäle bereitstellen. Im B2B-Handel bildet es die Grundlage für konsistente, vollständige Produktinformationen, die Webshops, Marktplätze und Handelspartner benötigen. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Fragen rund um Einsatz, Grenzen und Anforderungen eines PIM-Systems im B2B-Kontext.
Welche Aufgaben übernimmt ein PIM-System konkret?
Ein PIM-System ist das zentrale Repository für Produktdaten: Es speichert, strukturiert und verwaltet alle produktbezogenen Informationen an einem Ort.
Dazu gehören Kurz- und Langbeschreibungen, technische Merkmale, Maße, Gewichte, Bilder, Dokumente und Klassifikationsdaten. Das System stellt sicher, dass diese Daten vollständig, konsistent und aktuell sind.
Konkret übernimmt ein PIM-System folgende Aufgaben:
- Datenpflege und Strukturierung: Produktinformationen werden zentral erfasst und nach definierten Datenmodellen strukturiert, anstatt in verteilten Excel-Tabellen oder verschiedenen Systemen zu liegen.
- Qualitätssicherung: Das System prüft Vollständigkeit und Konsistenz der Stammdaten und zeigt fehlende Pflichtfelder oder widersprüchliche Einträge an.
- Mehrsprachigkeit und Lokalisierung: Produkttexte und Attribute lassen sich in mehreren Sprachen verwalten, was für international agierende Unternehmen relevant ist.
- Versionierung und Freigabeprozesse: Änderungen an Produktdaten werden nachvollziehbar dokumentiert, und Freigabe-Workflows stellen sicher, dass nur geprüfte Daten veröffentlicht werden.
- Anbindung an Quell- und Zielsysteme: Über Schnittstellen und APIs nimmt das PIM-System Daten aus ERP-Systemen entgegen und stellt sie für nachgelagerte Ausgabekanäle bereit.
Das PIM-System ist damit die Datenbasis, auf der alle weiteren Prozesse im Produktdatenaustausch aufbauen. Ohne eine saubere, zentrale Datenhaltung entstehen Fehler, Redundanzen und Inkonsistenzen, die sich durch die gesamte Lieferkette ziehen.
Wie unterscheidet sich ein PIM-System von einem ERP-System?
Ein PIM-System verwaltet beschreibende Produktinformationen, ein ERP-System verwaltet operative Geschäftsdaten. Der wichtigste Unterschied liegt im Fokus: Das ERP-System kennt Lagerbestände, Preise, Lieferantenkonditionen und Bestellprozesse. Das PIM-System kennt Produktbeschreibungen, technische Merkmale, Bilder und Klassifikationen.
In der Praxis ergänzen sich beide Systeme. Wenn ein Unternehmen einen elektronischen Katalog für einen Handelspartner erstellt, liefert das ERP-System kundenspezifische Preise und Verfügbarkeitsinformationen, während das PIM-System die technischen Produktdaten und Mediendateien beisteuert. Eine Transformationslösung führt diese beiden Datenquellen zusammen und erzeugt daraus einen normkonformen Katalog im gewünschten Format.
Ein häufiger Fehler in der Praxis ist die Annahme, das ERP-System könne die Aufgaben eines PIM-Systems übernehmen. ERP-Systeme sind für operative Prozesse optimiert, nicht für die strukturierte Pflege umfangreicher Produktbeschreibungen, Mediendateien oder Klassifikationsdaten nach Standards wie ETIM oder ECLASS.
Wer Produktdaten ausschließlich im ERP pflegt, stößt schnell an Grenzen, sobald Handelspartner oder Marktplätze strukturierte, attributreiche Produktinformationen fordern.
Wie werden Produktdaten aus einem PIM-System ausgeleitet?
Ein PIM-System gibt Produktdaten in der Regel nicht nativ in branchenspezifische Formate wie BMEcat, ETIM oder ECLASS aus. Für die formatspezifische Ausleitung wird eine Datensyndikations- oder Transformationslösung benötigt, welche die Daten aus dem PIM entgegennimmt, in das Zielformat überführt und an den jeweiligen Empfänger überträgt.
Der Prozess läuft typischerweise in vier Schritten ab:
- Datenimport: Die Transformationslösung liest Produktdaten aus dem PIM-System per API oder Schnittstelle ein. Gleichzeitig können kundenspezifische Preise und Konditionen aus dem ERP-System importiert werden.
- Mapping: Die internen Datenfelder aus PIM und ERP werden den Feldern des Zielformats zugeordnet. Dabei können mehrere Quellfelder kombiniert, Werte transformiert und Einheiten umgerechnet werden. Einmal erstellte Mappings lassen sich für verschiedene Empfänger wiederverwenden.
- Ausgabekonfiguration: Format, Klassifikation und der enthaltene Produktumfang werden für jeden Empfänger individuell definiert. Ein Marktplatz wie Amazon Business erfordert andere Attribute als ein Fachhandelsportal.
- Automatisierung: Import und Export werden als wiederkehrender Workflow abgebildet. Der einmalige Aufwand für Struktur und Mapping ist hoch, der laufende Betrieb wird zur Routine.
Mögliche Ausgabeziele sind E-Commerce-Systeme, Unternehmenswebseiten, Ausschreibungsportale, GDSN-Datenpools, Marktplätze wie Amazon oder Mercateo, ERP-Systeme oder auch PIM Systeme der Handelspartner. Manchmal wird auch in BIM-Systeme zugeliefert.
Die meisten PIM-Hersteller arbeiten für diese formatspezifische Ausleitung mit Partnerlösungen zusammen, denn die Formatvielfalt und die Komplexität der Klassifikationsstandards erfordern eine spezialisierte Lösung.
Wann stößt ein PIM-System an seine Grenzen?
Ein PIM-System stößt an seine Grenzen, wenn es darum geht, Produktdaten in spezifische Branchenformate zu überführen, Klassifikationsstandards zu verwalten oder empfängerspezifische Anforderungen einzelner Handelspartner und Marktplätze zu erfüllen. Diese Aufgaben liegen außerhalb des Kernfokus eines PIM-Systems.
Typische Grenzsituationen in der Praxis:
- Formatspezifische Ausgabe: BMEcat, GS1/XML, Datanorm oder FAB-DIS erfordern präzise Strukturen und Pflichtfelder, die ein PIM-System nicht automatisch erzeugt. Ohne eine Transformationslösung müssen Mitarbeiter Daten manuell aufbereiten, was fehleranfällig und zeitaufwendig ist.
- Klassifikationsversionswechsel: Wenn ETIM oder ECLASS eine neue Version veröffentlicht, müssen Klassen geprüft, gelöschte oder verschobene Klassen identifiziert und Mappings angepasst werden. Ein PIM-System unterstützt diesen Prozess nicht automatisch.
- Empfängerspezifische Anpassungen: Verschiedene Handelspartner fordern unterschiedliche Attribute, Einheiten oder Strukturen. Die Verwaltung dieser Varianten übersteigt die Möglichkeiten eines Standard-PIM-Systems.
- Zusammenführung mit ERP-Daten: Kundenspezifische Preise, Rabattstaffeln oder Verfügbarkeitsinformationen aus dem ERP-System lassen sich im PIM-System nicht sinnvoll mit Produktdaten kombinieren und gemeinsam ausgeben.
In diesen Situationen ist eine ergänzende Transformationslösung nötig, die als Datendrehscheibe zwischen PIM, ERP und den Ausgabekanälen fungiert.
Welche Datenqualitätsanforderungen stellen B2B-Marktplätze an PIM-Daten?
B2B-Marktplätze wie Amazon Business, Mercateo oder Ausschreibungsportale stellen strenge Anforderungen an Vollständigkeit, Struktur und Konsistenz der gelieferten Produktdaten. Wer diese Anforderungen nicht erfüllt, wird abgelehnt oder erhält schlechte Bewertungen, die die Sichtbarkeit der Produkte beeinträchtigen.
Konkret erwarten B2B-Marktplätze in der Regel:
- Vollständige Pflichtfelder: Artikelnummer, Kurzbeschreibung, Bestelleinheit und Preisangaben sind Mindestanforderungen. Fehlende Pflichtfelder führen zur Ablehnung des Datensatzes.
- Korrekte Klassifikation: Produkte müssen in gültigen Klassen nach ETIM oder ECLASS klassifiziert sein. Produkte in veralteten, gelöschten oder nicht mehr gültigen Klassen werden nicht akzeptiert.
- Normkonforme Formate: Die Daten müssen in einem definierten Format wie BMEcat geliefert werden. Format und Klassifikation sind dabei keine Alternativen, sondern Ergänzungen: Das Format transportiert die Daten, die Klassifikation strukturiert den Inhalt.
- Aktuelle Daten: Preise, Verfügbarkeiten und Produktinformationen müssen regelmäßig aktualisiert werden. Veraltete Daten führen zu Reklamationen und Vertrauensverlust bei Einkäufern.
- Mediale Vollständigkeit: Produktbilder, technische Datenblätter und Sicherheitsinformationen werden von vielen Marktplätzen als Pflichtbestandteil gefordert.
Unternehmen, die nur die technische Struktur erfüllen, aber Pflichtfelder leer lassen oder veraltete Klassifikationsversionen verwenden, scheitern an diesen Anforderungen.
Hohe Datenqualität der möglichst granularen Daten im PIM-System ist die Voraussetzung, nicht das Ergebnis, einer erfolgreichen Marktplatzanbindung.
Wann ist der Einsatz eines PIM-Systems im B2B-Handel sinnvoll?
Der Einsatz eines PIM-Systems ist im B2B-Handel sinnvoll, sobald ein Unternehmen mehr als einen Ausgabekanal bedient, Produktdaten an mehreren Stellen im Unternehmen gepflegt werden oder die Anzahl der Artikel eine manuelle Verwaltung in Excel-Tabellen unwirtschaftlich macht. Ab einer gewissen Produktkomplexität und Kanalvielfalt überwiegen die Vorteile klar.
Konkrete Indikatoren, die für ein PIM-System sprechen:
- Produktdaten werden in mehreren Systemen parallel gepflegt, was zu Inkonsistenzen und Fehlern führt.
- Handelspartner oder Marktplätze fordern strukturierte Produktdaten in definierten Formaten, die manuell nicht wirtschaftlich zu erstellen sind.
- Das Unternehmen plant, neue Vertriebskanäle wie B2B-Marktplätze oder E-Procurement-Systeme zu erschließen.
- Produktdaten müssen in mehreren Sprachen gepflegt und ausgegeben werden.
- Wiederkehrende Rückfragen von Handelspartnern zu fehlenden oder falschen Produktinformationen binden interne Ressourcen.
Wichtig ist dabei: Ein PIM-System allein löst nicht alle Herausforderungen im Produktdatenaustausch. Es bildet die Datenbasis, benötigt aber für die formatspezifische Ausleitung an Handelspartner und Marktplätze eine ergänzende Transformationslösung. Wer diese Kombination frühzeitig aufbaut, schafft eine skalierbare Infrastruktur, die mit wachsender Kanalvielfalt und steigender Datenkomplexität mithalten kann.
So bringt Semaino Ihre Produktdaten sicher ans Ziel
Wir wissen aus über 20 Jahren Projekterfahrung, dass ein PIM-System nur dann seinen vollen Nutzen entfaltet, wenn die Ausleitung in Branchenformate und an Handelspartner reibungslos funktioniert. Genau hier setzen wir an: mit dem ecatDesigner von Semaino, einer Transformationslösung, die als Datendrehscheibe zwischen Ihrem PIM-System, Ihrem ERP und allen relevanten Ausgabekanälen arbeitet.
Was wir konkret für Sie leisten:
- Anbindung Ihres PIM-Systems und ERP per API oder Schnittstelle für einen automatisierten Datenfluss
- Mapping Ihrer internen Datenfelder auf alle gängigen Standards wie BMEcat, ETIM, ECLASS, GS1/XML oder Datanorm
- Empfängerspezifische Anpassung von Katalogen für einzelne Handelspartner, Marktplätze und Datenpools
- Validierung vor jeder Auslieferung mit detailliertem Fehlerreport, damit fehlerhafte Daten gar nicht erst den Empfänger erreichen
- Unterstützung bei Versionswechseln von Klassifikationsstandards inklusive Analyse betroffener Klassen und Anpassung der Mappings
- Vollständige Übernahme der Katalogerstellung als Dienstleistung für Unternehmen, die internes Know-how aufbauen oder überbrücken möchten
Wenn Sie wissen möchten, wie eine solche Lösung in Ihrer konkreten Systemlandschaft aussehen kann, sprechen Sie uns an: Kontakt aufnehmen.