Neue Lieferanten anbinden, Produktdaten übernehmen, Kataloge befüllen: Was auf dem Papier nach einem überschaubaren Prozess klingt, entpuppt sich in der Praxis häufig als einer der größten Engpässe im Produktdatenmanagement. Schlechtes Data-Onboarding kostet Zeit, blockiert Vertriebskanäle und erzeugt Folgeaufwände, die sich durch das gesamte Unternehmen ziehen. Dieser Artikel erklärt, wo Data-Onboarding beginnt, welche Fehler typischerweise auftreten und wie Sie einen Prozess aufbauen, der dauerhaft funktioniert.
Was ist Data-Onboarding und wo beginnt es?
Data-Onboarding bezeichnet den strukturierten Prozess, mit dem externe Produktdaten in die eigenen Systeme übernommen werden. Das betrifft vor allem Lieferantendaten: Artikelbeschreibungen, technische Attribute, Preise und Klassifikationsinformationen, die aus unterschiedlichen Quellen und in unterschiedlichen Formaten eintreffen.
Der Prozess beginnt nicht erst beim Import in das PIM-System, sondern bereits bei der Frage, in welchem Format und mit welcher Struktur ein Lieferant seine Daten liefert. Kommt ein Katalog als Excel-Tabelle, als BMEcat-Datei oder als proprietäres CSV-Format an? Sind die Produkte nach ECLASS oder ETIM klassifiziert? Diese Ausgangssituation bestimmt, wie viel Aufwand die Übernahme erfordert.
Ein konkretes Beispiel: Ein Händler bindet einen neuen Lieferanten an. Dieser liefert seine Daten in einem internen Format ohne standardisierte Klassifikation. Bevor auch nur ein Artikel im System erscheint, muss jemand die Felder manuell zuordnen, fehlende Attribute ergänzen und die Daten in das Zielformat überführen. Genau hier beginnt das eigentliche Onboarding, und genau hier entstehen die ersten Fehler.
Wie fehlerhafte Produktdaten Prozesse blockieren
Fehlerhafte oder unvollständige Produktdaten sind keine Randerscheinung. In der Praxis zeigt sich regelmäßig, dass Produktdaten fehlen, unvollständig sind oder sich nicht ohne Weiteres aus dem vorhandenen Datenbestand ermitteln lassen. Das hat direkte Konsequenzen für den Geschäftsbetrieb.
Marktplätze und Kunden lehnen Kataloge ab, wenn Pflichtattribute fehlen oder Klassifikationen nicht korrekt zugeordnet sind. Neue Vertriebskanäle lassen sich nicht erschließen, weil die Datengrundlage nicht den Anforderungen des Empfängers entspricht. Und Aktualisierungen, die eigentlich in Stunden erledigt sein sollten, dauern Tage, weil jede Änderung manuell nachgepflegt werden muss.
Besonders kritisch wird es, wenn intern bereits korrigierte Felder durch neue Lieferantendaten überschrieben werden. Wer keine klaren Regeln definiert hat, welche Daten Vorrang haben, riskiert, dass mühsam erarbeitete Korrekturen bei jedem Update verloren gehen. Das ist kein technisches Problem, sondern ein Prozess- und Strukturproblem.
Welche Standards ein reibungsloses Onboarding ermöglichen
Standardisierte Austauschformate und Klassifikationssysteme sind die Grundlage für ein funktionierendes Data-Onboarding. Sie schaffen eine gemeinsame Sprache zwischen Lieferanten und Empfängern und reduzieren den manuellen Aufwand erheblich.
Austauschformate
BMEcat ist das im deutschsprachigen B2B-Handel am weitesten verbreitete Format für den elektronischen Produktdatenaustausch. Es definiert, wie Produktinformationen strukturiert und übertragen werden. Wer BMEcat-konforme Kataloge liefert, erfüllt die Anforderungen der meisten Einkaufsplattformen und Beschaffungssysteme.
Klassifikationssysteme
ECLASS und ETIM sind die relevanten Standards für die Produktklassifikation. ECLASS deckt ein breites Branchenspektrum ab und wird besonders in der Industrie eingesetzt. ETIM hat sich im Bereich der Elektrotechnik und Haustechnik etabliert und ist heute der führende Standard in diesem Segment. Proficl@ss spielt kaum noch eine eigenständige Rolle, da es im ETIM-Standard aufgegangen ist.
Wer seine Produkte nach diesen Standards klassifiziert, stellt sicher, dass Empfänger die Daten ohne manuelle Nacharbeit verarbeiten können. Umgekehrt gilt: Lieferantendaten, die ohne Klassifikation ankommen, erfordern beim Empfänger erheblichen Mehraufwand für die Zuordnung.
Einen strukturierten Onboarding-Prozess aufbauen
Ein strukturierter Onboarding-Prozess folgt einem klaren Ablauf, der sich als wiederkehrender Workflow abbilden lässt. Das Ziel ist, dass Lieferantendaten nicht jedes Mal neu bewertet und manuell verarbeitet werden müssen, sondern einem definierten Pfad folgen.
- Datenquellen analysieren: Welche Formate liefert der Lieferant? Welche Felder sind vorhanden, welche fehlen? Diese Analyse bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte.
- Mappings definieren: Für jedes Quellformat wird ein Mapping erstellt, das die Felder des Lieferanten auf die internen Felder und das Zielformat überträgt. Einmal erstellte Mappings lassen sich für weitere Kataloge desselben Lieferanten wiederverwenden.
- Übernahmeregeln festlegen: Eine Regel-Engine ermöglicht es, zu definieren, welche Produktarten übernommen werden sollen und welche intern bereits geänderten Felder nicht durch Lieferantendaten überschrieben werden dürfen.
- Qualitätskontrolle automatisieren: Lieferanten laden ihre Daten hoch, die Qualitätsprüfung läuft automatisch an und gibt bei Bedarf strukturiertes Feedback zurück. Fehler werden direkt an der Quelle adressiert, nicht erst nach der Übernahme.
- Freigabemechanismen einbauen: An kritischen Stellen des Workflows entscheidet ein Sachbearbeiter, ob die Daten übernommen werden. Das schafft Kontrolle, ohne den gesamten Prozess zu verlangsamen.
Dieser Aufbau folgt dem Prinzip: Daten einmal strukturiert aufnehmen, Regeln einmal definieren, Prozess dauerhaft automatisiert ausführen.
Typische Fehler beim Daten-Onboarding erkennen und beheben
Viele Unternehmen erkennen Probleme im Onboarding-Prozess erst, wenn sie sich bereits als Engpass manifestiert haben. Einige Warnsignale sind dabei besonders häufig.
- Lieferantendaten kommen in unterschiedlichen Formaten an und werden manuell übertragen, weil kein einheitlicher Eingangskanal definiert ist.
- Klassifikationsversionswechsel, zum Beispiel von ECLASS 9 auf ECLASS 10, können nicht systematisch abgearbeitet werden, weil die Mappings nicht versioniert gepflegt werden.
- Intern korrigierte Produktdaten werden bei jedem Lieferantenupdate überschrieben, weil keine Übernahmeregeln definiert sind.
- Neue Vertriebskanäle oder Marktplätze können nicht angebunden werden, weil die Daten nicht in den geforderten Formaten vorliegen.
Der häufigste Grundfehler ist, Onboarding als einmaligen Vorgang zu behandeln. Tatsächlich ist es ein wiederkehrender Prozess, der strukturiert und automatisiert werden muss, sobald mehr als zwei externe Empfänger mit unterschiedlichen Formatanforderungen bedient werden.
Datenqualität als dauerhaften Standard verankern
Gutes Data-Onboarding endet nicht mit der ersten erfolgreichen Datenübernahme. Datenqualität ist kein Projektziel, sondern ein laufender Betriebsstandard. Das bedeutet, dass Prozesse, Regeln und Mappings kontinuierlich gepflegt und weiterentwickelt werden müssen.
Dazu gehört, dass Mitarbeiter die Anforderungen der Empfänger kennen und verstehen, welche Attribute für welchen Kanal relevant sind. Es gehört auch dazu, dass Abweichungen im Datenbestand frühzeitig erkannt und an die Quelle zurückgemeldet werden, bevor sie sich durch das System fortpflanzen.
Ein praktischer Ansatz: Definieren Sie für jede Produktkategorie ein Mindestset an Pflichtattributen, das vor der Übernahme geprüft wird. Ergänzen Sie dieses Set um kanalspezifische Anforderungen, zum Beispiel zusätzliche Felder für bestimmte Marktplätze oder Kunden. So entsteht ein skalierbares Qualitätsmodell, das mit dem Unternehmen wächst.
Mit semaino den Onboarding-Prozess systematisch aufbauen
Wir begleiten Unternehmen beim Aufbau und der Automatisierung ihres Lieferanten-Onboardings, von der ersten Datenstrukturanalyse bis zur dauerhaften Prozessüberwachung. Unser Ansatz verbindet spezialisierte Software mit konkretem Dienstleistungs-Know-how, damit Produktdaten nicht nur übernommen, sondern dauerhaft in hoher Qualität bereitgestellt werden.
- Anbindung von Datenquellen und Durchführung von Mappings auf Standards wie BMEcat, ECLASS und ETIM
- Definition von Übernahmeregeln und Freigabemechanismen, die intern geänderte Felder schützen
- Unterstützung bei Klassifikationsversionswechseln, zum Beispiel von ECLASS 9 auf ECLASS 10
- Anpassung von Katalogen an die spezifischen Anforderungen einzelner Kunden und Marktplätze, inklusive Abstimmung und Tests
- Schulungen und Coaching für Ihre Mitarbeiter, damit internes Know-how aufgebaut wird
Wenn Sie Ihren Onboarding-Prozess strukturiert aufbauen oder bestehende Abläufe optimieren möchten, sprechen Sie uns an. Unser semaino Onboarding-Service bietet Ihnen einen klaren Einstieg, abgestimmt auf Ihre Systemlandschaft und Ihre Lieferantenstruktur. Für eine erste Einschätzung Ihrer Situation stehen wir Ihnen gerne im Beratungsgespräch zur Verfügung.