Wer Produktdaten an Kunden, Marktplätze oder E-Procurement-Systeme übermittelt, steht früher oder später vor einer konkreten Frage: In welchem Format sollen die Daten geliefert werden? Excel, CSV, XML und JSON sind die vier Dateiformate, die im B2B-Umfeld am häufigsten genannt werden. Doch hinter diesen Namen verbergen sich grundlegend unterschiedliche Konzepte mit jeweils eigenen Stärken, Grenzen und Einsatzbereichen.
Dieser Artikel erklärt, was Datenaustauschformate und deren Dateiformate leisten, wie sich die vier gängigen Dateiformate voneinander unterscheiden und nach welchen Kriterien Sie das richtige Format für Ihren Anwendungsfall auswählen. Am Ende kennen Sie die typischen Fehler bei der Formatwahl und wissen, wie ein strukturierter Auswahlprozess in der Praxis aussieht.
Was sind Datenaustauschformate und wozu dienen sie?
Ein Datenaustauschformat ist eine vereinbarte Struktur, nach der Informationen zwischen zwei Systemen oder Parteien übertragen werden. Es legt fest, wie Daten organisiert, benannt und kodiert sind, damit der Empfänger sie korrekt lesen und verarbeiten kann.
Im B2B-Kontext geht es beim elektronischen Datenaustausch vor allem um Produktdaten: Artikelnummern, Beschreibungen, technische Merkmale, Preise, Klassifikationen und Mediendaten. Damit ein Händler diese Informationen automatisiert in sein Warenwirtschaftssystem einlesen kann, müssen Sender und Empfänger dieselbe Sprache sprechen. Das Format ist diese gemeinsame Sprache.
Ohne ein definiertes Datenaustauschformat entstehen manuelle Zwischenschritte, Interpretationsfehler und Medienbrüche. Jede Partei, die Daten anders strukturiert als erwartet, erzeugt Aufwand auf der Gegenseite. Standardisierte Formate lösen dieses Problem, indem sie Struktur und Semantik verbindlich festlegen.
Im B2B-Produktdatenaustausch sind heute je nach Branche und Zielmarkt viele verschiedene Formate relevant. Neben den allgemeinen Formaten Excel, CSV, XML und JSON existieren branchenspezifische Standards wie BMEcat, Datanorm, FAB-DIS oder EANCOM, die auf diesen Grundformaten aufbauen und zusätzliche inhaltliche Anforderungen definieren.
Wie sich Excel, CSV, XML und JSON grundlegend unterscheiden
Die vier Formate unterscheiden sich nicht nur technisch, sondern auch in ihrer Eignung für bestimmte Aufgaben. Ein Vergleich auf der Grundlagenebene hilft, die richtige Wahl zu treffen.
Excel
Excel ist ein tabellenbasiertes Format, das Daten in Zeilen und Spalten organisiert. Es ist für Menschen gut lesbar und erlaubt Formatierungen, Formeln und mehrere Tabellenblätter. Genau diese Eigenschaften machen Excel im manuellen Arbeitsalltag beliebt, im automatisierten Datenaustausch aber problematisch: Formeln, Zellformatierungen, Makros und Mehrblatt-Strukturen lassen sich nicht zuverlässig maschinell verarbeiten. Hinzu kommt, dass Excel keine einheitliche Datenstruktur erzwingt. Zwei Personen können dieselbe Information in derselben Datei unterschiedlich ablegen, ohne dass das Format einen Fehler meldet.
Wichtig: Wenn normierte Austauschformate wie FAB-DIS oder Open Datacheck auf Excel basieren, ist das eine technische Spezifikation des jeweiligen Standards. Diese Formate definieren exakt, welche Spalten in welcher Reihenfolge welche Werte enthalten müssen. Das ist etwas grundlegend anderes als eine frei gepflegte Excel-Tabelle ohne Strukturvorgabe.
CSV
CSV steht für Comma-Separated Values. Das Format speichert tabellarische Daten als einfachen Text, bei dem Felder durch ein Trennzeichen (häufig Komma oder Semikolon) getrennt sind. CSV ist schlanker als Excel, maschinenlesbar und weit verbreitet. Es eignet sich gut für einfache, flache Datenstrukturen ohne Hierarchien. Für den Produktdatenaustausch wird CSV häufig eingesetzt, wenn Daten in mehrere Dateien aufgeteilt werden, zum Beispiel eine Datei für Artikelstammdaten, eine für Preise und eine für Merkmale. Das Format ARGE etwa nutzt genau dieses Prinzip: Die Lieferung erfolgt als mehrere CSV-Dateien, was die Sichtkontrolle der ausgegebenen Daten erleichtert.
XML
XML steht für Extensible Markup Language. Das Format strukturiert Daten hierarchisch in Tags, ähnlich wie HTML. XML kann komplexe, verschachtelte Datenstrukturen abbilden und ist sowohl für Menschen (eingeschränkt) als auch für Maschinen lesbar.
Im B2B-Produktdatenaustausch ist XML das Format hinter vielen wichtigen Standards: BMEcat, GS1/XML und EANCOM (in seiner aktuellen Syntax 4) basieren auf XML. XML erlaubt die Validierung gegen ein Schema, was bedeutet, dass eine Datei automatisch auf strukturelle Korrektheit geprüft werden kann, bevor sie übertragen wird.
JSON
JSON steht für JavaScript Object Notation. Das Format ist kompakter als XML und wurde ursprünglich für Webanwendungen entwickelt. JSON strukturiert Daten als Schlüssel-Wert-Paare und unterstützt Listen und verschachtelte Objekte. Im B2B-Kontext gewinnt JSON vor allem dort an Bedeutung, wo Daten über APIs ausgetauscht werden. Ein Beispiel aus der Praxis: Die Syndikationsplattform loadbee, die Herstellerproduktdaten in Echtzeit in Produktdetailseiten von Onlineshops einspeist, verwendet JSON als Übertragungsformat.
Welches Format für welchen Anwendungsfall geeignet ist
Aufbauend auf den Grundunterschieden lässt sich nun ableiten, welches Format für welchen Zweck sinnvoll ist. Die Wahl hängt von mehreren Faktoren ab: der Komplexität der Datenstruktur, dem erwarteten Datenformat des Empfängers und dem Grad der Automatisierung.
- Excel und CSV eignen sich für einfache, tabellarische Daten, die manuell geprüft oder bearbeitet werden sollen. CSV ist dabei die robustere Wahl für automatisierte Importe, Excel für Szenarien, in denen Sichtkontrolle wichtig ist. Für normierte Formate wie FAB-DIS 3.0 (relevant für den französischen Markt in den Branchen Elektro, Sanitär, Heizung, Baustoffe und Werkzeuge) oder Open Datacheck ist Excel die technisch vorgeschriebene Ausgabeform.
- XML ist das Format der Wahl für strukturierten, hierarchischen Produktdatenaustausch im B2B-Umfeld. BMEcat, der in Deutschland und dem DACH-Raum verbreitete Standard für elektronische Produktkataloge, basiert auf XML. Ebenso GS1/XML, das im internationalen Handel und Retail eingesetzt wird und durch GDSN-Datenpools für globale Datensynchronisation ergänzt wird. Wer E-Procurement-Kunden beliefert oder Daten an Marktplätze übermittelt, kommt an XML-basierten Formaten in der Regel nicht vorbei.
- JSON ist relevant, wenn Daten über Schnittstellen (APIs) ausgetauscht werden, etwa bei der Anbindung an Webshops, Marktplätze oder Syndikationsplattformen. Im klassischen Katalogaustausch spielt JSON eine kleinere Rolle als XML, gewinnt aber mit zunehmender API-Nutzung an Bedeutung.
Ein Hersteller, der sowohl im DACH-Raum als auch in Frankreich vertreibt, benötigt typischerweise sowohl BMEcat (XML-basiert) als auch FAB-DIS (Excel-basiert). Wer gleichzeitig E-Procurement-Kunden mit BMEcat-Katalogen beliefert und Daten für Open Datacheck bereitstellen muss, profitiert von einer zentralen Datenbasis, aus der alle Ausgaben automatisch abgeleitet werden.
Typische Fehler bei der Formatwahl und ihre Folgen
Ein häufiger Fehler ist die Verwechslung von Lesbarkeit mit Eignung. Excel ist für Menschen gut lesbar, deshalb wird es oft als Standard für den Datenaustausch gewählt, auch wenn der Empfänger ein automatisiertes System ist. Das Ergebnis: Importfehler, manuelle Nacharbeit und Verzögerungen.
Ein weiterer Fehler ist die Unterschätzung von Strukturanforderungen. CSV und Excel erzwingen keine einheitliche Datenstruktur. Wenn Artikelstammdaten in mehreren Tabellen gepflegt werden, entstehen Inkonsistenzen. Merkmalswerte werden nicht gegen Wertelisten validiert, Pflichtmerkmale nicht automatisch geprüft.
Fehlende Pflichtmerkmale, falsche Einheiten oder nicht normkonforme Klassifikationen führen dazu, dass Produkte auf Marktplätzen oder in E-Procurement-Systemen nicht gelistet werden.
Ein dritter Fehler ist die Annahme, ein einziges Format reiche für alle Empfänger aus. Ein B2B-Händler muss heute je nach Branche und Kundenbasis zwischen fünf und fünfzehn verschiedene Produktdatenformate beherrschen. Wer nur ein Format beherrscht, schließt sich von Vertriebskanälen aus, die andere Formate vorschreiben.
Die Folgen falscher Formatwahl sind konkret: Zeitverlust durch manuelle Korrekturen, finanzielle Mehraufwände durch Rückfragen und Fehllieferungen sowie der Verlust von Wettbewerbsvorteilen gegenüber Lieferanten, die ihre Kataloge automatisiert und normkonform ausliefern.
Wie ein strukturierter Formatauswahlprozess aussieht
Die Formatwahl ist keine technische Entscheidung, die einmalig getroffen wird. Sie ist ein Prozess, der sich an den Anforderungen der Empfänger orientiert und regelmäßig überprüft werden sollte.
Ein strukturierter Auswahlprozess folgt diesen Schritten:
- Empfänger und Zielkanal identifizieren: Welche Systeme, Marktplätze oder Partner empfangen die Daten? Welche Formate schreiben diese vor? Die Anforderungen des Empfängers sind der Ausgangspunkt, nicht die eigenen Präferenzen.
- Datenstruktur analysieren: Sind die Daten flach und tabellarisch oder hierarchisch und komplex? Einfache Preislisten lassen sich als CSV übertragen. Vollständige Produktkataloge mit Merkmalen, Klassifikationen und Mediendaten erfordern strukturiertere Formate wie BMEcat/XML.
- Automatisierungsgrad festlegen: Sollen Daten manuell geprüft oder vollautomatisch verarbeitet werden? Je höher der Automatisierungsgrad, desto wichtiger ist ein Format mit klarer Schemavalidierung.
- Branchenstandards berücksichtigen: Viele Branchen haben etablierte Standards, die nicht frei gewählt werden können. Im DACH-Raum ist BMEcat für E-Procurement weit verbreitet. Für den französischen Markt ist FAB-DIS 3.0 relevant. Für den BeNeLux-Markt nutzt der Datenpool 2ba eine Ableitung von BMEcat 2005 mit ETIM-Spezifikation. Diese Standards zu kennen und zu unterstützen, ist keine Option, sondern Voraussetzung für den Marktzugang.
- Zentrale Datenbasis aufbauen: Wer mehrere Formate bedienen muss, sollte nicht für jedes Format eine separate Datenpflege betreiben. Eine zentrale Datenbasis, aus der alle Ausgabeformate automatisch abgeleitet werden, reduziert Aufwand und Fehlerquellen erheblich.
Viele Marktplätze und Shops erwarten heute tägliche Datenaktualisierungen. Früher reichten ein bis zwei Kataloge pro Jahr aus. Wer diesen Anforderungen mit manuellen Prozessen begegnet, wird dauerhaft nicht mithalten können. Der Formatauswahlprozess muss deshalb von Anfang an auf Automatisierung und Skalierbarkeit ausgerichtet sein.
Produktdatenformate im Griff: Wie wir bei semaino unterstützen
Die Formatvielfalt im B2B-Produktdatenaustausch ist real und wächst weiter. Wir bei semaino arbeiten seit über 20 Jahren mit Herstellern und Händlern daran, genau diese Komplexität beherrschbar zu machen. Unser Ansatz: eine zentrale Datenbasis, aus der alle relevanten Ausgabeformate automatisch und normkonform abgeleitet werden.
- Unser ecatDesigner wurde als Datendrehscheibe entwickelt, die Produktdaten in andere Formate und auf andere Klassifikationen umsetzt. Er wird heute von vielen Unternehmen als Ergänzung zu ihrem PIM-System eingesetzt.
- Wir unterstützen alle gängigen Formate: BMEcat, GS1/XML, Datanorm, FAB-DIS, EANCOM, CSV-basierte Standards und mehr.
- Wir begleiten Sie bei der Analyse Ihrer aktuellen Datenprozesse und der Definition eines Soll-Zustands, der zu Ihren Vertriebskanälen und Empfängern passt.
- Wir arbeiten aktiv an nationalen, europäischen und internationalen Standards mit, sodass unsere Lösungen immer auf dem aktuellen Stand der Normung sind.
- Für Unternehmen ohne internes Know-how übernehmen wir auch die vollständige Katalogerstellung.
Wenn Sie wissen möchten, welche Formate für Ihre Branche und Ihre Kunden relevant sind und wie Sie Ihre Datenprozesse strukturiert aufstellen, sprechen Sie uns an. Ein Beratungsgespräch hilft Ihnen, den richtigen Einstieg zu finden.